Τήρηση πρωτοκόλλου (ηλεκτρονικό και φυσικό) της υπηρεσίας στην οποία υπηρετεί

Εξυπηρέτηση και πληροφόρηση των συναλλασσομένων για θέματα της υπηρεσίας.

Συγκέντρωση νομοθεσίας που αναφέρεται σε θέματα φοιτητικής μέριμνας. Διεκπεραίωση μετά από έλεγχο των σχετικών δικαιολογητικών, των αιτήσεων οικονομικής ενίσχυσης των φοιτητών όπως: χορήγησης φοιτητικού στεγαστικού επιδόματος, παροχής δωρεάν σίτισης, παροχής δωρεάν στέγασης, χορήγησης ανταποδοτικής υποτροφίας. Χορήγηση βεβαίωσης εργοδότη για έκδοση βιβλιαρίων υγείας σε μέλη ΔΕΠ, ΕΔΙΠ, ΕΕΠ, ΕΤΕΠ και μόνιμο διοικητικό προσωπικό, τήρηση σχετικής αλληλογραφίας και αρχείου. Έκδοση ευρωπαϊκής κάρτας ασφάλισης ασθένειας (Ε.Κ.Α.Α.) στους ανασφάλιστους φοιτητές μέσω του Ηλεκτρονικού Μητρώου Ανασφάλιστων Πολιτών που τηρεί η ΗΔΙΚΑ Α.Ε., τήρηση σχετικής αλληλογραφίας και αρχείου. Συντονίζει όλες τις δραστηριότητες που έχουν ως αντικείμενο την εξυπηρέτηση των φοιτητών σε θέματα φοιτητικής μέριμνας (π.χ. σίτιση, στέγαση, φοιτητικό στεγαστικό επίδομα). Σίτιση φοιτητών: α) Ανακοινώσεις προς τις Γραμματείες των ακαδημαϊκών μονάδων και την κεντρική ιστοσελίδα του Πανεπιστημίου, β) Παροχή σχετικών διευκρινίσεων στους εμπλεκόμενους (Γραμματείες, φοιτητές, γονείς), γ) κατάθεση δια ζώσης ή ταχυδρομικά ηλεκτρονικής αίτησης και δικαιολογητικών από τους φοιτητές των Τμημάτων που εδρεύουν στην Κοζάνη, δ) έλεγχος πληρότητας απαιτούμενων δικαιολογητικών από όλους τους φοιτητές Ιδρύματος, ε) αξιολόγηση και κατάρτιση πινάκων αξιολόγησης, στ) Προώθηση των πινάκων αξιολόγησης για έγκριση στις Επιτροπές Σίτισης και τη Σύγκλητο, ζ) Ανακοίνωση των δικαιούχων, η) Ενημέρωση φοιτητικών εστιατορίων Κοζάνης για τους δικαιούχους, θ) αποδέκτης ενστάσεων και προώθηση αυτών στις αρμόδιες Επιτροπές αξιολόγησης, ι) συνεργασία με την Οικονομική Υπηρεσία του Ιδρύματος και προώθηση μηνιαίων πινάκων δικαιούχων για πληρωμή του αναδόχου εστιάτορα, κ) επανέκδοση νέων καρτών δικαιούχων λόγω απώλειας ή μετεγγραφών. Στέγαση φοιτητών: α) Ανακοινώσεις προς τις Γραμματείες των ακαδημαϊκών μονάδων και την κεντρική ιστοσελίδα του Πανεπιστημίου, β) Παροχή σχετικών διευκρινίσεων στους εμπλεκόμενους (Γραμματείες, φοιτητές, γονείς), γ) έλεγχος πληρότητας απαιτούμενων δικαιολογητικών από τους φοιτητές των Τμημάτων της Κοζάνης, δ) αξιολόγηση και κατάρτιση πινάκων αξιολόγησης, ε) Προώθηση των πινάκων αξιολόγησης για έγκριση στην Εφορεία Φοιτητικών Εστιών και τη Σύγκλητο, στ) Ανακοίνωση των δικαιούχων, ζ) αποδέκτης ενστάσεων και προώθηση αυτών στην Εφορεία Φοιτητικών Εστιών. Φοιτητικό στεγαστικό επίδομα: α) Ανακοίνωση προς τις Γραμματείες των ακαδημαϊκών μονάδων και την κεντρική ιστοσελίδα του Πανεπιστημίου, β) πρόσβαση στην ηλεκτρονική πλατφόρμα του Υπουργείου Παιδείας για το φοιτητικό στεγαστικό επίδομα, γ) κατάθεση δια ζώσης συμπληρωματικών δικαιολογητικών από τους φοιτητές των Τμημάτων της Κοζάνης, δ) συγκέντρωση και έλεγχος συμπληρωματικών δικαιολογητικών από όλους τους φοιτητές του Ιδρύματος, ε) έλεγχος ακαδημαϊκού κριτηρίου, στ) έγκριση ή απόρριψη της αίτησης, ζ) αποστολή αιτήματος χρηματοδότησης προς τον Προϊστάμενο Δ/νσης και Οικονομικού, η) εκτύπωση συγκεντρωτικών καταστάσεων εγκριθέντων δικαιούχων και προώθηση στην Οικονομική Υπηρεσία του Ιδρύματος για πληρωμή. Εγκεκριμένος χρήστης για την πρόσβαση στην ηλεκτρονική πλατφόρμα του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων για το φοιτητικό στεγαστικό επίδομα. Ανταποδοτικές υποτροφίες: Διαδικασίες – δραστηριότητες σχετικά με τη χορήγηση ανταποδοτικών υποτροφιών (επικοινωνία – συνεργασία με τις Γραμματείες των ακαδημαϊκών μονάδων σχετικά με τη διεξαγωγή της διαδικασίας). Παρακολούθηση και επικαιροποίηση του ιστοτόπου για θέματα φοιτητικής μέριμνας.

Ακολουθεί τις διαδικασίες του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.

Αναφέρει προβλήματα ή αποκλίσεις από το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας στον Υπεύθυνο Διασφάλισης Ποιότητας.