Πληροφορίες θέσης
Υπάλληλος γραμματειακής υποστήριξης
9211350901
•
ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ Α.Ε.
Βασικές πληροφορίες
Κωδικός
9211350901
Τίτλος
Υπάλληλος γραμματειακής υποστήριξης
Σύντομη περιγραφή της εργασίας
Συμβάλλει στην εύρυθμη λειτουργία της υπηρεσίας και στην εκτέλεση των δραστηριοτήτων της, παρέχοντας υποστήριξη σε οργανωτικά και λειτουργικά θέματα.
Κωδικός ΓΠ
2.1
Έκδοση
2
Ημερομηνία τροποποίησης
11-09-2024
Φορέας & Οργανική Μονάδα
Φορέας
ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ Α.Ε.
Πληροφορίες φορέα
Οργανική Μονάδα
ΤΜΗΜΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
Ιεραρχία
ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ | ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΕΥΘΥΝΟΝΤΑ ΣΥΜΒΟΥΛΟΥ | ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ & ΑΝΘΡΩΠΙΝΩΝ ΠΟΡΩΝ | ΥΠΟΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ & ΑΝΘΡΩΠΙΝΩΝ ΠΟΡΩΝ | ΤΜΗΜΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
Τόπος εργασίας
Προσωπικό
Κατηγορία προσωπικού
ΠΟΛΙΤΙΚΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ
Εργασιακή σχέση
ΙΔΙΩΤΙΚΟΥ ΔΙΚΑΙΟΥ ΑΟΡΙΣΤΟΥ ΧΡΟΝΟΥ
Κατηγορία εκπαίδευσης
ΔΕ
Κλάδος
ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ - ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ
Ειδικότητα
ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ–ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ
Γενικό προφίλ
Βαθμοί
Πλαίσιο τυπικών προσόντων
Προσόντα βάση ΠΔ 85/2022
Κύρια καθήκοντα
Τήρηση πρωτοκόλλου (ηλεκτρονικό και φυσικό) της υπηρεσίας στην οποία υπηρετεί
Τήρηση, ενημέρωση και αρχειοθέτηση εγγράφων και φακέλων της υπηρεσίας του.
Κατάρτιση και διεκπεραίωση διοικητικών εγγράφων.
Εξυπηρέτηση και πληροφόρηση των συναλλασσομένων για θέματα της υπηρεσίας.
Εισάγει τις μελέτες/ τεχνικά έγγραφα στο υφιστάμενο σύστημα (Primavera Expedition), δίνει κωδικούς (σύμφωνα με το ισχύον σύστημα κωδικοποίησης εγγράφων) και απαριθμεί όλα τα εισερχόμενα Τεχνικά Έγγραφα.
Διανέμει και διαβιβάζει τις πληροφορίες στον υπεύθυνο για δράση (δηλ. Διευθυντές, Τμηματάρχες κλπ).
Χειρίζεται το Primavera Expedition και εισάγει όλες τις πληροφορίες που αφορούν στις μελέτες/ τεχνικά έγγραφα στην βάση δεδομένων ακολουθώντας τις αντίστοιχες οδηγίες εργασίας.
Παρακολουθεί τον κύκλο έγκρισης των μελετών και ενημερώνει ανάλογα την βάση δεδομένων του Expedition.
Παρέχει κάθε είδους πληροφορία που ζητούν οι ενδιαφερόμενοι/ εμπλεκόμενοι και παρακολουθεί την ροή των πληροφοριών.
Παρέχει τις μελέτες / τεχνικά έγγραφα που ζητούν οι ενδιαφερόμενοι/ εμπλεκόμενοι μηχανικοί εντός της εταιρείας και παρακολουθεί την διανομή των φυσικών και ψηφιακών αντιγράφων τους.
Παράγει εκθέσεις (που έχουν συνταχθεί από το τον διαχειριστή του συστήματος) σύμφωνα με τα αιτήματα.
Συλλέγει και διανέμει καταλλήλως μελέτες / τεχνικά έγγραφα που απαιτούνται στα πλαίσια της δημοπράτησης/κατασκευής έργου.
Συλλέγει και παραδίδει τις μελέτες/ τεχνικά έγγραφα στους Αναδόχους Κατασκευής/ Μελέτης όταν χρειάζεται (π.χ. υπογραφή μιας σύμβασης κλπ.).
Προσφέρει υπηρεσίες σχετικές με μελέτες/ τεχνικά έγγραφα σε εξωτερικούς συνεργάτες, όταν απαιτείται.
Συντάσσει διαβιβαστικά που συνοδεύουν τις μελέτες σε εξωτερικούς συνεργάτες
Χειρίζεται το σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (Document Management System DMS-Hummingbird) στα πλαίσια της διαχείρισης της εσωτερικής/εξωτερικής αλληλογραφίας του τμήματος.
Εκπαιδεύει συναδέλφους στη χρήση του Primavera Expedition για τις ανάγκες της Διαχείρισης Εγγράφων, ώστε να έχουν άμεση πρόσβαση σε πληροφορίες που τους αφορούν.
Ενημερώνει τους νέους συναδέλφους για το σύστημα και τις διαδικασίες της Διαχείρισης Εγγράφων
Αναλαμβάνει τυχόν άλλες σχετικές εργασίες που του αναθέτει ο Τμηματάρχης Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Τεχνικών Εγγράφων.
Διαχειρίζεται τον χρόνο του με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο και θα είναι σε θέση να αξιολογεί προτεραιότητες όσον αφορά στον φόρτο εργασίας του.
Επιθυμητές γνώσεις
Βασικές γνώσεις του κώδικα διοικητικής διαδικασίας, του κώδικα δημοσίων πολιτικών διοικητικών υπαλλήλων και υπαλλήλων ΝΠΔΔ
Γνώση της ισχύουσας νομοθεσίας ως προς τα θέματα που άπτονται της αρμοδιότητος της οργανικής μονάδος στην οποία υπηρετεί.
Γνώση χειρισμού Η/Υ καθώς και τυχόν ειδικές εφαρμογές ή αυτοματισμούς γραφείου.
Δεξιότητες
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΓΝΩΣΗΣ
Μέτριο
ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΣΜΟΣ & ΑΚΕΡΑΙΟΤΗΤΑ
Μέτριο
ΕΠΙΛΥΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ & ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ
Μέτριο
ΗΓΕΤΙΚΟΤΗΤΑ
Χαμηλό
ΟΜΑΔΙΚΟΤΗΤΑ
Μέτριο
ΟΡΓΑΝΩΣΗ & ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ
Υψηλό
ΠΡΟΣΑΝΑΤΟΛΙΣΜΟΣ ΣΤΟ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ
Μέτριο
ΠΡΟΣΑΝΑΤΟΛΙΣΜΟΣ ΣΤΟΝ ΠΟΛΙΤΗ
Μέτριο
ΠΡΟΣΑΡΜΟΣΤΙΚΟΤΗΤΑ
Μέτριο