Τήρηση πρωτοκόλλου (ηλεκτρονικό και φυσικό) της υπηρεσίας στην οποία υπηρετεί

Τήρηση, ενημέρωση και αρχειοθέτηση εγγράφων και φακέλων της υπηρεσίας του.

Κατάρτιση και διεκπεραίωση διοικητικών εγγράφων.

Εξυπηρέτηση και πληροφόρηση των συναλλασσομένων για θέματα της υπηρεσίας.

Μέριμνα για την έγκαιρη ετοιμασία του έντυπου υλικού για θέματα που άπτονται του Γραφείου Σπουδών, Πρακτικής Άσκησης και Σταδιοδρομίας σε συνεργασία με τις Γραμματείες Ακαδημαϊκών Μονάδων και το Γραφείο Εκδόσεων και Βιβλιοθήκης. Μέριμνα για το συντονισμό της εκπαιδευτικής δραστηριότητας των Ακαδημαϊκών Μονάδων, ιδιαίτερα σε θέματα που αναφέρονται στην πραγματοποίηση εκπαιδευτικών επισκέψεων. Μέριμνα για την πρακτική άσκηση φοιτητών. Μέριμνα για τη συγκέντρωση πληροφοριών που θα επεξεργάζεται και θα διαχέει στους φοιτητές για τις ανάγκες συγκεκριμένων επιχειρήσεων σε ανθρώπινο δυναμικό. Παροχή συμβουλών στους φοιτητές για τις δυνατότητες που υπάρχουν και τις ενέργειες στις οποίες θα πρέπει να προβούν για ανεύρεση μιας θέσεως εργασίας. Μέριμνα για την επαφή των επιχειρήσεων με τους φοιτητές που έχουν εκδηλώσει ενδιαφέρον να εργαστούν σε συγκεκριμένο τομέα ενδιαφέροντος τους. Ενημέρωση φοιτητών σε θέματα Ειδικών Προγραμμάτων Επιμόρφωσης Μετεκπαίδευσης. Συγκέντρωση νομοθεσίας που αναφέρεται σε θέματα φοιτητικής μέριμνας. Διεκπεραίωση μετά από έλεγχο των σχετικών δικαιολογητικών, των αιτήσεων οικονομικής ενίσχυσης των φοιτητών όπως: χορήγησης φοιτητικού στεγαστικού επιδόματος, παροχής δωρεάν σίτισης, χορήγησης ανταποδοτικής υποτροφίας. Χορήγηση βεβαίωσης εργοδότη για έκδοση βιβλιαρίων υγείας σε μέλη ΔΕΠ, ΕΔΙΠ, ΕΕΠ, ΕΤΕΠ και μόνιμο διοικητικό προσωπικό, τήρηση σχετικής αλληλογραφίας και αρχείου. Έκδοση ευρωπαϊκής κάρτας ασφάλισης ασθένειας (Ε.Κ.Α.Α.) στους ανασφάλιστους φοιτητές μέσω του Ηλεκτρονικού Μητρώου Ανασφάλιστων Πολιτών που τηρεί η ΗΔΙΚΑ Α.Ε., τήρηση σχετικής αλληλογραφίας και αρχείου. Συντονίζει όλες τις δραστηριότητες που έχουν ως αντικείμενο την εξυπηρέτηση των φοιτητών σε θέματα φοιτητικής μέριμνας (π.χ. σίτιση, φοιτητικό στεγαστικό επίδομα). Σίτιση φοιτητών: α) Ανακοινώσεις προς τις Γραμματείες των ακαδημαϊκών μονάδων και την κεντρική ιστοσελίδα του Πανεπιστημίου, β) Παροχή σχετικών διευκρινίσεων στους εμπλεκόμενους (Γραμματείες, φοιτητές, γονείς), γ) κατάθεση δια ζώσης ή ταχυδρομικά ηλεκτρονικής αίτησης και δικαιολογητικών από τους φοιτητές των Τμημάτων που εδρεύουν στην Κοζάνη, δ) έλεγχος πληρότητας απαιτούμενων δικαιολογητικών από όλους τους φοιτητές Ιδρύματος, ε) αξιολόγηση και κατάρτιση πινάκων αξιολόγησης, στ) Προώθηση των πινάκων αξιολόγησης για έγκριση στις Επιτροπές Σίτισης και τη Σύγκλητο, ζ) Ανακοίνωση των δικαιούχων, η) Ενημέρωση φοιτητικών εστιατορίων Κοζάνης για τους δικαιούχους, θ) αποδέκτης ενστάσεων και προώθηση αυτών στις αρμόδιες Επιτροπές αξιολόγησης, ι) συνεργασία με την Οικονομική Υπηρεσία του Ιδρύματος και προώθηση μηνιαίων πινάκων δικαιούχων για πληρωμή του αναδόχου εστιάτορα, κ) επανέκδοση νέων καρτών δικαιούχων λόγω απώλειας ή μετεγγραφών. Φοιτητικό στεγαστικό επίδομα: α) Ανακοίνωση προς τις Γραμματείες των ακαδημαϊκών μονάδων και την κεντρική ιστοσελίδα του Πανεπιστημίου, β) πρόσβαση στην ηλεκτρονική πλατφόρμα του Υπουργείου Παιδείας για το φοιτητικό στεγαστικό επίδομα, γ) κατάθεση δια ζώσης συμπληρωματικών δικαιολογητικών από τους φοιτητές των Τμημάτων της Κοζάνης, δ) συγκέντρωση και έλεγχος συμπληρωματικών δικαιολογητικών από όλους τους φοιτητές του Ιδρύματος, ε) έλεγχος ακαδημαϊκού κριτηρίου, στ) έγκριση ή απόρριψη της αίτησης, ζ) αποστολή αιτήματος χρηματοδότησης προς τον Προϊστάμενο Δ/νσης και Οικονομικού, η) εκτύπωση συγκεντρωτικών καταστάσεων εγκριθέντων δικαιούχων και προώθηση στην Οικονομική Υπηρεσία του Ιδρύματος για πληρωμή. Εγκεκριμένος χρήστης για την πρόσβαση στην ηλεκτρονική πλατφόρμα του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων για το φοιτητικό στεγαστικό επίδομα. Ανταποδοτικές υποτροφίες: Διαδικασίες – δραστηριότητες σχετικά με τη χορήγηση ανταποδοτικών υποτροφιών (επικοινωνία – συνεργασία με τις Γραμματείες των ακαδημαϊκών μονάδων σχετικά με τη διεξαγωγή της διαδικασίας). Παρακολούθηση και επικαιροποίηση του ιστοτόπου για θέματα φοιτητικής μέριμνας.

Ακολουθεί τις διαδικασίες του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.

Αναφέρει προβλήματα ή αποκλίσεις από το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας στον Υπεύθυνο Διασφάλισης Ποιότητας.