Τήρηση πρωτοκόλλου (ηλεκτρονικό και φυσικό) της υπηρεσίας στην οποία υπηρετεί

Τήρηση, ενημέρωση και αρχειοθέτηση εγγράφων και φακέλων της υπηρεσίας του.

Κατάρτιση και διεκπεραίωση διοικητικών εγγράφων.

Εξυπηρέτηση και πληροφόρηση των συναλλασσομένων για θέματα της υπηρεσίας.

Ειδικότερα Καθήκοντα

1. Η Γραμματεία είναι όργανο παραλαβής εγγράφων και αναφορών προς τη Διοίκηση από υπηρεσίες ή τρίτους. Η Γραμματεία υπάγεται απευθείας στον Πρόεδρο και αποτελεί τον συνδετικό κρίκο μεταξύ των οργάνων της Διοίκησης με τις υπηρεσίες και τους τρίτους. Παρέχει την γραμματειακή υποστήριξη του Προέδρου, της Διεύθυνσης και εξυπηρετεί το πρωτόκολλο. 2. Η Γραμματεία : α. Επεξεργάζεται τα θέματα του Δ.Σ. και εισηγείται στον Πρόεδρο του Δ.Σ. την κατάρτιση της ημερήσιας διάταξης του Δ.Σ. με το Γενικό Διευθυντή. β. Μεριμνά για την κοινοποίηση των αποφάσεων του Δ.Σ. προς τις υπηρεσίες ή τρίτους. γ. Μεριμνά για τις δημοσιεύσεις των αποφάσεων σε ΦΕΚ όταν αυτό απαιτείται. δ. Μεριμνά για τον ορισμό από το Δ.Σ. θεμάτων αναπλήρωσης των μελών που κωλύονται ή απουσιάζουν. ε. Τηρεί αρχείο πρακτικών του Δ.Σ. με τρόπο που να διασφαλίζεται η νομιμότητα και εγκυρότητα του. στ. Μεριμνά για την σύγκλιση τακτικής ή έκτακτης συνεδρίασης και γνωστοποιεί τις αποφάσεις του Δ.Σ. στην εποπτεύουσα αρχή όπως ο νόμος απαιτεί σε συνεργασία με το Γενικό Γραφείο Γραμματείας και πρωτοκόλλου. ζ. Τηρεί αρχείο αποφάσεων των οργάνων της Διοίκησης και διεξάγει την αλληλογραφία του Προέδρου και του Δ.Σ. η. Κοινοποιεί σε όλα τα μέλη του Δ.Σ. κυρωμένα αντίγραφα της πρόσκλησης της συνεδρίασης με πλήρη φάκελο που περιέχει τα προς συζήτηση θέματα και μεριμνά για την υπογραφή των πρακτικών και αποφάσεων από τον Πρόεδρο και το Δ.Σ. θ. Παρακολουθεί την εξέλιξη των αποφάσεων των οργάνων της Διοίκησης και του Δ.Σ. ι. Έχει την ευθύνη ενημέρωσης των μελών του Δ.Σ. ια. Καθορίζει τις δημόσιες επαφές των οργάνων της Διοίκησης. ιβ. Τηρεί εμπιστευτικό πρωτόκολλο και διακινεί αυτό. ιγ. Είναι αρμόδια και υπεύθυνη για τη σύνταξη της αλληλογραφίας και για τη διεκπεραίωση αυτής, επίσης, είναι αρμόδια και υπεύθυνη για την αποστολή και λήψη FAX. Κριτήριο επιλογής είναι η άριστη γνώση του αντικειμένου, το γενικότερο επίπεδο μόρφωσης και πείρας του εργαζόμενου. Η επιλογή διενεργείται από τον Πρόεδρο του Δ.Σ., σύμφωνα με τα οριζόμενα στον ν. 1069/1980. Την υπεύθυνη γραμματείας Προέδρου, Οργάνων Διοίκησης και Πρωτοκόλλου αναπληρώνει εργαζόμενος του γραφείου εφόσον διαθέτει τα κατάλληλα προσόντα, κατόπιν εισήγησης του Γεν. Διευθυντή