Τήρηση, ενημέρωση και αρχειοθέτηση εγγράφων και φακέλων της υπηρεσίας του.

Κατάρτιση και διεκπεραίωση διοικητικών εγγράφων.

Εξυπηρέτηση και πληροφόρηση των συναλλασσομένων για θέματα της υπηρεσίας.

Συντάσσει ετήσιο μητρώο αρρένων και στρατολογικούς πίνακες. Εγγράφει αδήλωτα τέκνα. Εγγράφει αλλοδαπούς που αποκτούν την Ελληνική Ιθαγένεια. Διαγράφει δημότες σε περίπτωση θανάτου, απώλειας της Ελληνικής Ιθαγένειας, ανυπαρξίας και απόκτησης ξένης ιθαγένειας. Διορθώνει επώνυμα, κύρια ονόματα, πατρώνυμα, μητρώνυμα, τόπο γεννήσεως, ληξιαρχικά στοιχεία έτους κ.λ.π. και αλλάζει στοιχεία λόγω υιοθεσίας. Εγγράφει αυτούς που διαμένουν στην διοικητική περιφέρεια του Δήμου. Εκδίδει πιστοποιητικά κάθε τύπου από στοιχεία του Μητρώου αρρένων. Αρχειοθετεί και βιβλιοδετεί αποφάσεις επί εγγραφών και γενικών μεταβολών στα ετήσια μητρώα. Αποστέλλει Πιστοποιητικά Μητρώου Αρρένων μετά από αυτεπάγγελτη αναζήτηση. Καταγράφει παρατηρήσεις, συστάσεις και παράπονα του κοινού με συστηματικό τρόπο και τα μεταφέρει στους αρμοδίους προς διεκπεραίωση. Ταξινομεί και αρχειοθετεί έγγραφα και φακέλους. Εφαρμόζει τις ισχύουσες διατάξεις για το Δημοτολόγιο και καταχωρίζει στο Πληροφοριακό Σύστημα "Μητρώο Πολιτών", νέες εγγραφές, διαγραφές και μεταβολές δημοτολογίου. Περαιώνει τις μεταδημοτεύσεις από άλλους Δήμους. Εγγράφει δημότες λόγω απόκτησης της Ελληνικής Ιθαγένειας και διαγράφει αυτούς λόγω απώλειάς της. Δέχεται την "Δήλωση Πολιτογράφησης" για την απόκτηση ελληνικής ιθαγένειας αλλογενών αλλοδαπών κατοίκων του Δήμου Κρωπίας. Εγγράφει στο Δημοτολόγιο με απόφαση Δημάρχου τα ανήλικα τέκνα πολιτογραφημένων, αναγνωρισθέντων τέκνων, υιοθετημένων τέκνων. Επικοινωνεί με τα Ελληνικά Προξενεία και διεκπεραιώνει δημοτολογικά θέματα Ελλήνων Εξωτερικού. Εφαρμόζει την κείμενη νομοθεσία σε ότι αφορά την πρόσληψη ή αλλαγή επωνύμου καθώς και την πρόσληψη πατρωνύμου και μητρωνύμου παιδιών που γεννήθηκαν χωρίς γάμο των γονέων τους ή είναι αγνώστων γονέων. Εξελληνίζει το ονοματεπώνυμο Ελλήνων Εξωτερικού, ομογενών που αποκτούν την ελληνική ιθαγένεια καθώς και παλιννοστούντων ομογενών που έχουν την ελληνική ιθαγένεια. Προβαίνει στη σύνταξη και δίμηνη ανασύνταξη των εκλογικών καταλόγων και την αποστολή τους σε ηλεκτρονική μορφή στο ΥΠΕΣ. Συνεργάζεται με τις Υπηρεσίες Δημοτολογίου της Χώρας, προκειμένου να επιλυθούν οι διπλοεγγραφές πολιτών στα δημοτολόγια και στους εκλογικούς καταλόγους. Επιμελείται την έκδοση πιστοποιητικών γέννησης, οικογενειακής κατάστασης και εγγυτέρων συγγενών καθώς και βεβαιώσεις μόνιμης κατοικίας. Τηρεί και διαφυλάττει τα βιβλία καταχώρισης εκδοθέντων πιστοποιητικών εγγυτέρων συγγενών. Τηρεί αρχείο εκδοθέντων πιστοποιητικών εγγυτέρων συγγενών καθώς και των σχετικών δικαιολογητικών. Επιμελείται την αυτεπάγγελτη αναζήτηση των πάσης φύσεως πιστοποιητικών και ληξιαρχικών πράξεων. Εξυπηρετεί τα Κ.Ε.Π. της Χώρας. Μεριμνά για την τήρηση των υποχρεώσεων του Δήμου που προκύπτουν από την ισχύουσα εκλογική νομοθεσία.

Παραλαμβάνει δικαιολογητικά, ελέγχει την πληρότητα τους, προκειμένου για την έκδοση αδειών γάμων. Εκδίδει άδειες γάμου. Προσδιορίζει την ημερομηνία του γάμου. Συντάσσει την δήλωση πολιτικού γάμου στο προβλεπόμενο βιβλίο που υπογράφεται από τον Δήμαρχο ή τον Αντιδήμαρχο, το ζευγάρι και τους μάρτυρες. Συντάσσει την πράξη προσδιορισμού επωνύμου των τέκνων και καταχωρίζει στα βιβλία τέλεσης γάμου και στα αλφαβητικά ευρετήρια. Οργανώνει και συμμετέχει στην τέλεση γάμων. Παραδίδει στους νεόνυμφους τη "Δήλωση τέλεσης Πολιτικού Γάμου" Αρχειοθετεί τα δικαιολογητικά των αδειών και της τέλεσης των Πολιτικών Γάμων. Καταχωρίζει στο Πληροφοριακό Σύστημα "Μητρώο Πολιτών" τα γεγονότα που έχουν αντικείμενο τη βεβαίωση γάμου, συμφώνου συμβίωσης και θανάτου του φυσικού προσώπου που λαμβάνουν χώρα στα Διοικητικά όρια του Δήμου Κρωπίας. Εκτυπώνει τις αντίστοιχες ληξιαρχικές πράξεις, οι οποίες βιβλιοδετούνται σε τόμους. Καταχωρίζει τις διορθώσεις, παρατηρήσεις και μεταβολές στο Πληροφοριακό Σύστημα "Μητρώο Πολιτών", οι οποίες επισημειώνονται και χειρόγραφα στο περιθώριο της αντίστοιχης ληξιαρχικής πράξης. Καταχωρίζει στο Πληροφοριακό Σύστημα "Μητρώο Πολιτών" τις μεταβολές που επέρχονται στην κατάσταση του φυσικού προσώπου, οι οποίες έλαβαν χώρα στα διοικητικά όρια του Δήμου Κρωπίας και αφορούν ληξιαρχικές πράξεις που έχουν συνταχθεί σε άλλα ληξιαρχεία. Εκτυπώνει τις αντίστοιχες ληξιαρχικές πράξεις εκθέσεων, οι οποίες βιβλιοδετούνται σε τόμους. Τηρεί και διαφυλάττει στο διηνεκές τα ληξιαρχικά βιβλία γάμων, συμφώνων συμβίωσης και θανάτων. Τηρεί τα προαπαιτούμενα δικαιολογητικά για τη σύνταξη των ληξιαρχικών πράξεων για πέντε χρόνια (π.δ. 480/1985). Εκδίδει αντίγραφα ληξιαρχικών πράξεων γάμων, συμφώνων συμβίωσης και θανάτων από το Πληροφοριακό Σύστημα "Μητρώο Πολιτών" και από τα ληξιαρχικά βιβλία. Καταχωρίζει στο Πληροφοριακό Σύστημα "Μητρώο Πολιτών", ληξιαρχικά γεγονότα όπως ονοματοδοσία, βάπτιση και μεταβολές που επέρχονται στην κατάσταση του φυσικού προσώπου, οι οποίες έλαβαν χώρα στα διοικητικά όρια του Δήμου Κρωπίας και αφορούν ληξιαρχικές πράξεις γέννησης που έχουν συνταχθεί σε άλλα ληξιαρχεία. Εκτυπώνει τις αντίστοιχες ληξιαρχικές πράξεις εκθέσεων, οι οποίες βιβλιοδετούνται σε τόμους.