Τήρηση πρωτοκόλλου (ηλεκτρονικό και φυσικό) της υπηρεσίας στην οποία υπηρετεί

Τήρηση, ενημέρωση και αρχειοθέτηση εγγράφων και φακέλων της υπηρεσίας του.

Κατάρτιση και διεκπεραίωση διοικητικών εγγράφων.

Εξυπηρέτηση και πληροφόρηση των συναλλασσομένων για θέματα της υπηρεσίας.

Παραλαβή και Καταχώριση Υλικών - Συμμετέχει στις διαδικασίες παραλαβής υλικών, παγίων και αναλωσίμων από προμηθευτές, σύμφωνα με τα σχετικά παραστατικά και τις συμβάσεις. - Ελέγχει την πληρότητα και ακρίβεια των συνοδευτικών εγγράφων (δελτία αποστολής, τιμολόγια, πρωτόκολλα παραλαβής κ.λπ.). - Καταχωρεί τα παραληφθέντα υλικά στα διαχειριστικά βιβλία και ηλεκτρονικά συστήματα του Δήμου.

Ενημέρωση και Παρακολούθηση Αποθηκών - Ενημερώνει τα βιβλία αποθήκης και τα λογιστικά συστήματα με τις εισαγωγές και εξαγωγές υλικών, καταγράφοντας ποσότητες και αξίες. - Παρακολουθεί τη διακίνηση των υλικών και ενημερώνει για τα διαθέσιμα αποθέματα σε συνεργασία με τις λοιπές υπηρεσίες. - Εκδίδει δελτία εξαγωγής υλικών και ελέγχει την ορθή καταγραφή τους στις καρτέλες αποθήκης.

Επικοινωνία με Υπηρεσίες – Εισηγήσεις - Συνεργάζεται με τις δημοτικές υπηρεσίες για την κάλυψη των αναγκών τους σε υλικά και εξοπλισμό από τις αποθήκες. - Συντάσσει εισηγήσεις προς τη Διοίκηση ή τους Προϊσταμένους για την έγκαιρη ανανέωση των αποθεμάτων και την προμήθεια νέων ειδών.

Απογραφές Υλικών - Συμμετέχει ενεργά στη διενέργεια περιοδικών ή ετήσιων απογραφών των υλικών και του εξοπλισμού του Δήμου. - Συμβάλλει στη σύνταξη σχετικών απογραφικών καταστάσεων και στη συμφωνία αυτών με τα τηρούμενα βιβλία ή πληροφοριακά συστήματα.

Χαρακτηρισμός και Διαχείριση Πλεοναζόντων/Αχρήστων Υλικών - Συμμετέχει στη διαδικασία χαρακτηρισμού υλικών ως πλεοναζόντων, ακατάλληλων ή αχρήστων. - Συντάσσει σχετικά πρωτόκολλα καταστροφής ή απομάκρυνσης υλικών και μεριμνά για την τήρηση των σχετικών διαδικασιών (εκποίηση, ανακύκλωση κ.λπ.).

Γενική Υποστήριξη Τμήματος - Υποστηρίζει γραμματειακά το Τμήμα, τηρώντας φακέλους, αρχείο εισερχομένων/εξερχομένων εγγράφων και λοιπών παραστατικών. - Συνεργάζεται με άλλες υπηρεσίες του Δήμου (π.χ. Προμήθειες, Οικονομική Υπηρεσία) για τη διασταύρωση στοιχείων ή την κάλυψη λειτουργικών αναγκών.