Πληροφορίες θέσης
Υπάλληλος γραμματειακής υποστήριξης
6966624311
•
ΕΘΝΙΚΟ ΜΕΤΣΟΒΙΟ ΠΟΛΥΤΕΧΝΕΙΟ (Ε.Μ.Π.)
Βασικές πληροφορίες
Κωδικός
6966624311
Τίτλος
Υπάλληλος γραμματειακής υποστήριξης
Σύντομη περιγραφή της εργασίας
Συμβάλλει στην εύρυθμη λειτουργία της υπηρεσίας και στην εκτέλεση των δραστηριοτήτων της, παρέχοντας υποστήριξη σε οργανωτικά και λειτουργικά θέματα.
Κωδικός ΓΠ
2.1
Έκδοση
3
Ημερομηνία τροποποίησης
11-09-2024
Φορέας & Οργανική Μονάδα
Φορέας
ΕΘΝΙΚΟ ΜΕΤΣΟΒΙΟ ΠΟΛΥΤΕΧΝΕΙΟ (Ε.Μ.Π.)
Πληροφορίες φορέα
Οργανική Μονάδα
ΤΜΗΜΑ ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗΣ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΥ
Ιεραρχία
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΣΤΗΡΙΞΗΣ ΚΑΙ ΣΠΟΥΔΩΝ | ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ | ΤΜΗΜΑ ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗΣ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΥ
Τόπος εργασίας
Προσωπικό
Κατηγορία προσωπικού
ΠΟΛΙΤΙΚΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ
Εργασιακή σχέση
ΙΔΙΩΤΙΚΟΥ ΔΙΚΑΙΟΥ ΑΟΡΙΣΤΟΥ ΧΡΟΝΟΥ
Κατηγορία εκπαίδευσης
ΔΕ
Κλάδος
ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ - ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ
Ειδικότητα
ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ–ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ
Γενικό προφίλ
Βαθμοί
Α΄
Β΄
Γ΄
Δ΄
Πλαίσιο τυπικών προσόντων
Προσόντα βάση ΠΔ 85/2022
Κύρια καθήκοντα
Τήρηση πρωτοκόλλου (ηλεκτρονικό και φυσικό) της υπηρεσίας στην οποία υπηρετεί
Τήρηση, ενημέρωση και αρχειοθέτηση εγγράφων και φακέλων της υπηρεσίας του.
Κατάρτιση και διεκπεραίωση διοικητικών εγγράφων.
Εξυπηρέτηση και πληροφόρηση των συναλλασσομένων για θέματα της υπηρεσίας.
Την παραλαβή, διακίνηση και διεκπεραίωση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας (ηλεκτρονική και έντυπη μορφή) του Ιδρύματος
Την διαχείριση κεντρικής ιδρυματικής διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (χρήση τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών), από αποστολείς και προς παραλήπτες, εντός και εκτός του Ιδρύματος
Την μέριμνα για την τήρηση του Κεντρικού Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου μέσω του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων (περιλαμβάνονται και οι υποσταθμοί Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου των Ακαδημαϊκών Μονάδων).
Την ηλεκτρονική διαχείριση (χαρακτηρισμός, ψηφιοποίηση, αρχειοθέτηση, δρομολόγηση, συσχέτιση) κοινών εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων, προς εσωτερικούς αποδέκτες και εξωτερικούς αποδέκτες.
Την διεκπεραίωση και διαβίβαση κοινών εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων προς εσωτερικούς αποδέκτες και σε εξωτερικούς αποδέκτες σε ηλεκτρονική μορφή με τη χρήση τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών μέσω της κεντρικής ιδρυματικής διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σε έντυπη μορφή μέσω επιστολικού ταχυδρομείου (Α & Β προτεραιότητας).
Την τήρηση του ηλεκτρονικού/ψηφιακού αρχείου κοινών εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων.
Την αρχειοθέτηση των πρωτότυπων σχεδίων, σε έντυπη μορφή, των κοινών εξερχομένων εγγράφων και τήρηση του Γενικού Αρχείου του Ιδρύματος.
Την παροχή στοιχείων και πληροφοριών (αναφορών πληροφόρησης) στις Υπηρεσίες του Ιδρύματος.
Την παροχή ενημέρωσης σχετικά με την πορεία εγγράφων και υποθέσεων στις Υπηρεσίες του Ιδρύματος καθώς και σε φυσικά και νομικά πρόσωπα, νομικές οντότητες και φορείς του Δημόσιου Τομέα.
Την εφαρμογή κάθε νέας διαδικασίας που θα προκύψει είτε από σχετική διάταξη της εκάστοτε ισχύουσας νομοθεσίας, είτε για την εξυπηρέτηση των αναγκών του Ιδρύματος.
Την υποστήριξη και εκπαίδευση των χρηστών των Ακαδημαϊκών Μονάδων αναφορικά με την ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων.
Την εξ αποστάσεως λειτουργία του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων, τηλεργασία, σε περιόδους εκτάκτων υπηρεσιακών αναγκών.
Επιθυμητές γνώσεις
Βασικές γνώσεις του κώδικα διοικητικής διαδικασίας, του κώδικα δημοσίων πολιτικών διοικητικών υπαλλήλων και υπαλλήλων ΝΠΔΔ
Γνώση της ισχύουσας νομοθεσίας ως προς τα θέματα που άπτονται της αρμοδιότητος της οργανικής μονάδος στην οποία υπηρετεί.
Γνώση χειρισμού Η/Υ καθώς και τυχόν ειδικές εφαρμογές ή αυτοματισμούς γραφείου.
Δεξιότητες
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΓΝΩΣΗΣ
Μέτριο
ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΣΜΟΣ & ΑΚΕΡΑΙΟΤΗΤΑ
Μέτριο
ΕΠΙΛΥΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ & ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ
Μέτριο
ΗΓΕΤΙΚΟΤΗΤΑ
Χαμηλό
ΟΜΑΔΙΚΟΤΗΤΑ
Μέτριο
ΟΡΓΑΝΩΣΗ & ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ
Υψηλό
ΠΡΟΣΑΝΑΤΟΛΙΣΜΟΣ ΣΤΟ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ
Μέτριο
ΠΡΟΣΑΝΑΤΟΛΙΣΜΟΣ ΣΤΟΝ ΠΟΛΙΤΗ
Υψηλό
ΠΡΟΣΑΡΜΟΣΤΙΚΟΤΗΤΑ
Μέτριο