Τήρηση πρωτοκόλλου (ηλεκτρονικό και φυσικό) της υπηρεσίας στην οποία υπηρετεί

Τήρηση, ενημέρωση και αρχειοθέτηση εγγράφων και φακέλων της υπηρεσίας του.

Κατάρτιση και διεκπεραίωση διοικητικών εγγράφων.

Εξυπηρέτηση και πληροφόρηση των συναλλασσομένων για θέματα της υπηρεσίας.

1. Μεριμνά για τη λειτουργία του τηλεφωνικού κέντρου της Κοινότητας. 2. Ενημερώνει και πληροφορεί τους πολίτες για τις ενέργειες, που απαιτούνται ως προς τη διεκπεραίωση διοικητικών υποθέσεων σχετικών με τις κεντρικές Δημοτικές Υπηρεσίες. 3. Παραλαμβάνει αιτήσεις πολιτών, για τη διεκπεραίωση υποθέσεών τους από τις κεντρικές υπηρεσίες, ελέγχει την πληρότητά τους και διαβιβάζει πλήρεις τους φακέλους των υποθέσεων των πολιτών στην αρμόδια για την διεκπεραίωσή τους δημοτική υπηρεσία, με οποιονδήποτε πρόσφορο τρόπο. 4. Παραλαμβάνει από τις αρμόδιες κεντρικές υπηρεσίες τα τελικά έγγραφα, που έχουν ζητηθεί από τους πολίτες και μεριμνά για την παράδοσή τους στους πολίτες. 5. Τηρεί και ενημερώνει τα ληξιαρχικά βιβλία και αρχεία, στα οποία καταχωρίζονται τα ληξιαρχικά γεγονότα, που συμβαίνουν στην Δημοτική Ενότητα Υδρούσας (γεννήσεις, γάμοι, θάνατοι), καθώς και κάθε μεταγενέστερο γεγονός, που συνδέεται με αυτά (π.χ. διαζύγια), σύμφωνα με τις ισχύουσες θεσμοθετημένες διαδικασίες. 6. Τηρεί αρχεία επισήμων εγγράφων ληξιαρχικών γεγονότων. 7. Εκδίδει αποσπάσματα των ληξιαρχικών πράξεων ή άλλα σχετικά θεσμοθετημένα πιστοποιητικά. 8. Ενημερώνει τ αντίστοιχα τμήματα λοιπών Δήμων για τα ληξιαρχικά γεγονότα, που επηρεάζουν τα στοιχεία των Μητρώων/Αρχείων, που τηρούνται στα Τμήματα αυτά. 9. Συνεργάζεται με ληξιαρχεία λοιπών Δήμων σε περιπτώσεις μεταβολών ή προσθήκης ληξιαρχικών πράξεων, που βρίσκονται καταχωρισμένες εκεί. 10. Υποδέχεται και διαχειρίζεται τα παράπονα και τις προτάσεις των πολιτών για βελτιώσεις των διοικητικών διαδικασιών του Δήμου. 11. Διενεργεί εισπράξεις οφειλών προς τον Δήμο και ενημερώνει το λογιστικό σύστημα με τις σχετικές ταμειακές εγγραφές και σύμφωνα με ειδικότερες οδηγίες της Διεύθυνσης Οικονομικού. 12. Παρέχει γραμματειακή και διοικητική υποστήριξη προς τον Αντιδήμαρχο, που εποπτεύει τις υπηρεσίες της Δημοτικής Ενότητας, προς τα Τμήματά της (τήρηση πρωτοκόλλου, διεκπεραίωση και αρχειοθέτηση αλληλογραφίας, κ.ά), καθώς και προς τους Εντεταλμένους Δημοτικούς Συμβούλους της περιοχής. 13. Παρέχει γραμματειακή και διοικητική υποστήριξη προς τα πολιτικά όργανα των Κοινοτήτων: Γαύριο, Άνω Γαύριο, Βιτάλι, Φελλός, Μακροτάνταλο, Αμμόλοχος. 14. Παρακολουθεί την εφαρμογή όλων των διαδικασιών, που σχετίζονται με την απασχόληση των εργαζομένων στις Υπηρεσίες της Κοινότητας, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις (τήρηση ωραρίου, κ.ά).