Τήρηση πρωτοκόλλου (ηλεκτρονικό και φυσικό) της υπηρεσίας στην οποία υπηρετεί

Τήρηση, ενημέρωση και αρχειοθέτηση εγγράφων και φακέλων της υπηρεσίας του.

Κατάρτιση και διεκπεραίωση διοικητικών εγγράφων.

Εξυπηρέτηση και πληροφόρηση των συναλλασσομένων για θέματα της υπηρεσίας.

Μεριμνά για την τήρηση των νομοθετικών και κανονιστικών διατάξεων που ισχύουν και ρυθμίζουν τις σχέσεις του Δήμου με το ανθρώπινο δυναμικό του (π.χ. θέματα μισθολογικά, ωραρίου, αδειών, ασθενειών, υπερωριών, απολύσεων, διεκδικήσεων κ.λπ.). Τηρεί τα Μητρώα του Μονίμου Προσωπικού, Ι.Δ.Α.Χ. και ΙΔΟΧ, όπου καταγράφονται τα στοιχεία της ατομικής και οικογενειακής κατάστασης, οι κάθε είδους μεταβολές στην εργασιακή σχέση (προσλήψεις, απολύσεις, αλλαγές θέσεων εργασίας, αμοιβές, άδειες, απουσίες, αξιολογήσεις κ.λπ.) και τα προσόντα εκάστου. Σχεδιάζει και εισηγείται βελτιώσεις και παρακολουθεί την εφαρμογή όλων των διαδικασιών που σχετίζονται με την απασχόληση των εργαζομένων (τήρηση ωραρίου, έγκριση και πραγματοποίηση υπερωριών, νυχτερινών κ.λπ.). Συγκεντρώνει τα στοιχεία απασχόλησης και τις μεταβολές των στοιχείων των εργαζομένων που επηρεάζουν τις αμοιβές τους και ενημερώνει έγκαιρα τις αρμόδιες οικονομικές υπηρεσίες, ώστε να προωθείται έγκαιρα η πληρωμή των εργαζομένων και η απόδοση των ασφαλιστικών εισφορών. Συνεργάζεται με τους Προϊσταμένους των επιμέρους οργανικών μονάδων του Δήμου και τους ενημερώνει για τις διαδικασίες που πρέπει να ακολουθούνται σε εργασιακά θέματα (διαχείριση παρουσιών, υπερωριών, βεβαιώσεων προς το προσωπικό κ.λπ.). Εκδίδει κάθε είδους βεβαιώσεις προς το προσωπικό για θέματα που άπτονται της απασχόλησής τους στο Δήμο. Μεριμνά για την εφαρμογή του συστήματος αξιολόγησης των εργαζομένων στο Δήμο και την τήρηση των σχετικών στοιχείων. Μεριμνά για την ανάπτυξη του ανθρώπινου δυναμικού του Δήμου με τον προσδιορισμό των αναγκών βελτίωσης των προσόντων και ικανοτήτων των εργαζομένων. Εκδίδει στατιστικά στοιχεία σε τακτά χρονικά διαστήματα για το προσωπικό του Δήμου κατά σχέση Διεύθυνσης, ειδικότητας, κλάδου και αριθμητικά. Εντοπίζει προγράμματα και δυνατότητες απασχόλησης προσωπικού ορισμένου χρόνου στο Δήμο, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία (π.χ. προγράμματα ΟΑΕΔ κ.λπ.) και ενημερώνει σχετικά τη Δημοτική Αρχή και μεριμνά για τη σωστή υλοποίηση των προγραμμάτων αυτών. Μεριμνά για κάθε ζήτημα που αφορά τα προγράμματα και τα ζητήματα πρακτικής άσκησης σπουδαστών από κάθε εκπαιδευτικό φορέα στο Δήμο Αλίμου (ΑΕΙ, ΤΕΙ, ΙΕΚ, ΚΕΚ, ΕΠΑΛ κ.ο.κ.). Η συγκέντρωση, κάθε πρωί, των ημερήσιων παρουσιών όλου του προσωπικού του Δήμου (Mονίμου και Iδιωτικού Δικαίου) και των μηνιαίων δελτίων, η ενημέρωση της Δημοτικής Αρχής, καθώς και η ενημέρωση του Tμήματος Mισθοδοσίας για τις αδικαιολόγητες απουσίες, προκειμένου να προβεί στις δικές του ενέργειες σύμφωνα με το νόμο. Ο έλεγχος καθ όλο το 24ωρο και όλες τις ημέρες του μήνα της παρουσίας του προσωπικού στους χώρους εργασίας του με βάση τα δελτία εργασίας. Η υποβολή των αποτελεσμάτων των ελέγχων στα αρμόδια γραφεία για τις δικές τους ενέργειες. Η έκδοση των αποφάσεων χορήγησης κανονικών και αναρρωτικών αδειών στους υπαλλήλους και η φροντίδα για την παραπομπή των υπαλλήλων στις αρμόδιες Yγειονομικές Eπιτροπές (A/θμια, Β/θμια κ.α). Η κοινοποίηση των ανωτέρω αποφάσεων και εγγράφων στα αρμόδια γραφεία, για την καταχώρηση και την ενημέρωση των ατομικών υπηρεσιακών φακέλων των υπαλλήλων αυτών.