Τήρηση πρωτοκόλλου (ηλεκτρονικό και φυσικό) της υπηρεσίας στην οποία υπηρετεί

Τήρηση, ενημέρωση και αρχειοθέτηση εγγράφων και φακέλων της υπηρεσίας του.

Κατάρτιση και διεκπεραίωση διοικητικών εγγράφων.

Εξυπηρέτηση και πληροφόρηση των συναλλασσομένων για θέματα της υπηρεσίας.

Στις αρμοδιότητες του τμήματος υπάγονται ιδίως: Η σύνταξη του ετήσιου προγράμματος εργασιών του Τμήματος. Η επιθεώρηση των κτιρίων, του περιβάλλοντος χώρου και των εγκαταστάσεων, και η υποβολή εισηγήσεων μέτρων για τη συντήρησή τους. Η μέριμνα για τη λειτουργία και τη συντήρηση όλων των εγκαταστάσεων, και των υποδομών του χώρου ευθύνης του. Η τήρηση των σχετικών μητρώων λειτουργίας και των κατά νόμο απαιτούμενων πιστοποιητικών καλής λειτουργίας των εγκαταστάσεων. Η σύνταξη μελετών συντήρησης. Η προκήρυξη και η διενέργεια διαγωνισμών για την ανάδειξη αναδόχων εκτέλεσης εργασιών και εκτέλεσης έργων, και η κατάρτιση των κατασκευαστικών συμβάσεων. Η μέριμνα για την προμήθεια των υλικών που απαιτούνται για την επισκευή και συντήρηση των κτιρίων, εγκαταστάσεων και εξοπλισμού. Η σύνταξη εισηγήσεων στο Τεχνικό Συμβούλιο του Ιδρύματος, καθώς και η μέριμνα για την παροχή γνωμοδοτήσεων και αποφάσεων για θέματα της αρμοδιότητάς του, από τα κατά περίπτωση συλλογικά όργανα του Ιδρύματος. Η μέριμνα για την εύρυθμη λειτουργία και τον προγραμματισμό της κίνησης των οχημάτων Θεσσαλονίκης, τη συντήρησή τους, την ασφαλή και ομαλή κυκλοφορία τους, καθώς και τον ανεφοδιασμό τους σε καύσιμα. Η τήρηση μηνιαίων καταστάσεων κίνησης των οχημάτων του Ιδρύματος. Η μέριμνα για τη στέγαση των υπηρεσιών, καθώς και τη φύλαξη και τον καθαρισμό των κτιρίων και λοιπών εγκαταστάσεων του Ιδρύματος. Η εποπτεία και ο συντονισμός του βοηθητικού προσωπικού (κλητήρες, καθαριότητα, φύλαξη). Η λειτουργία αποθήκης αναλωσίμου και μη ηλεκτρολογικού και λοιπού υλικού. Η τήρηση των αναγκαίων βιβλίων και στοιχείων.