Ταξινομεί και αρχειοθετεί έγγραφα και φακέλους.

Συμβάλλει στη ολοκλήρωση των υποθέσεων της υπηρεσίας, εξασφαλίζοντας διοικητική υποστήριξη για λογαριασμό πολλών στελεχών του δημοσίου

Μεριμνά για τη λειτουργική διασύνδεση των ασκούμενων από το Τμήμα του αρμοδιοτήτων με τους επιχειρησιακούς στόχους της υπερκείμενης Δ/νσης Κ.Ε.Π.

Διασφαλίζει συνθήκες συνεργασίας με άλλες Υπηρεσίες του Δήμου και με λοιπούς Φορείς της Δημόσιας Διοίκησης, Υπουργεία κ.α.

Παρέχει πάσης φύσεως επικαιροποιημένη πληροφόρηση και βοήθεια στους συναλλασσόμενους πολίτες σχετικά με τις ενέργειες που απαιτούνται για την επιτυχή διεκπεραίωση διοικητικών υποθέσεών τους από τις δημόσιες Υπηρεσίες, εφόσον αυτές αφορούν πιστοποιημένες διαδικασίες που εκτελούνται βάσει του εκάστοτε ισχύοντος θεσμικού πλαισίου που διέπει τη λειτουργία και τις αρμοδιότητες των Κ.Ε.Π.

Παραλαμβάνει και καταχωρεί στο πληροφοριακό σύστημα εργασίας των Κ.Ε.Π. τις αιτήσεις των πολιτών για τη διεκπεραίωση πιστοποιημένων διαδικασιών επί υποθέσεων τους από Υπηρεσίες και Φορείς του Δημόσιου Τομέα, ελέγχει την ορθότητά τους και σε περίπτωση που απαιτούνται περαιτέρω δικαιολογητικά τα οποία δεν υποβάλλονται με την αίτηση, τα αναζητά και τα παραλαμβάνει με κάθε πρόσφορο μέσο από τις αρμόδιες Υπηρεσίες, μετά από σχετική εξουσιοδότηση των πολιτών, τηρώντας κάθε φορά τα προβλεπόμενα στον Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας όπως ισχύει (π.χ. προθεσμίες κ.λ.π.) .

Διαβιβάζει άμεσα, τις αιτήσεις των πολιτών με τα συνημμένα δικαιολογητικά αυτών, στο Τμήμα Εσωτερικής Ανταπόκρισης του Κ.Ε.Π. Ν. Φιλαδέλφειας για περαιτέρω διεκπεραίωση.

Παρέχει διευκολυντικά στους πολίτες πληροφοριακά έντυπα με τα απαιτούμενα δικαιολογητικά για τη διεκπεραίωση συγκεκριμένων υποθέσεων, αρμοδιότητας των Κ.Ε.Π. καθώς και λοιπά χρήσιμα έντυπα, όπως π.χ. εξουσιοδοτήσεις και Υπεύθυνες Δηλώσεις.

Παρέχει διάφορες υπηρεσίες στους πολίτες σύμφωνα με τον εκάστοτε γενικό σχεδιασμό των Κ.Ε.Π. (ενδεικτικά αναφέρονται: θεώρηση γνησίου υπογραφής, χορήγηση παραβόλων, επικύρωση εγγράφων για χρήση στον ιδιωτικό τομέα, χορήγηση αποδεικτικών ασφαλιστικής ενημερότητας κ.α.)

Χειρίζεται – μέσω προσωπικών κωδικών online πρόσβασης, χορηγούμενων από το αρμόδιο εποπτεύον Υπουργείο -, το ηλεκτρονικό σύστημα εργασίας των Κ.Ε.Π., τις Εξωτερικές Εφαρμογές αυτού και τα υποβληθέντα μέσω e-portal από την Πύλη ERMIS αιτήματα των πολιτών, διαμέσου διασύνδεσης με τα λοιπά πληροφοριακά συστήματα της Δημόσιας Διοίκησης.

Έχει πρόσβαση στην εφαρμογή του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου του Δήμου καθώς και στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της Υπηρεσίας, αποκτώντας ενημέρωση επί θεμάτων, τόσο εκκρεμών υποθέσεων πολιτών, όσο και γενικότερης αρμοδιότητας του οικείου Τμήματος και της Δ/νσης Κ.Ε.Π.

Παραλαμβάνει και καταγράφει τυχόν παρατηρήσεις, συστάσεις, παράπονα και προτάσεις πολιτών σχετικά με τις παρεχόμενες από το οικείο Κ.Ε.Π. υπηρεσίες και τη βελτίωση των διοικητικών διαδικασιών και τις προωθεί στους αρμοδίους (κυρίως στον Προϊστάμενο της Δ/νσης Κ.Ε.Π.)

Ενημερώνεται για το εκάστοτε ισχύον νομοθετικό, κανονιστικό και διοικητικό πλαίσιο και τις αλλαγές του που αφορούν τη διεκπεραίωση υποθέσεων πολιτών καθώς και για τις σχετικές εγκύκλιες οδηγίες της εποπτεύουσας Υπηρεσίας των Κ.Ε.Π. πανελλαδικά.

Επιλαμβάνεται, σε συνεργασία με τον Προϊστάμενο της Δ/νσης Κ.Ε.Π., των δυσλειτουργιών που προκύπτουν από την εφαρμογή νεοεισαχθεισών διαδικασιών στο πληροφοριακό σύστημα εργασίας των Κ.Ε.Π., επικοινωνώντας με τις αρμόδιες Υπηρεσίες.

Προτείνει στους άμεσα Προϊσταμένους του, τρόπους βελτίωσης της αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητας της λειτουργίας και της οργάνωσης του Κ.Ε.Π. Ν. Φιλαδέλφειας.

Καταρτίζει και διεκπεραιώνει διοικητικά έγγραφα που άπτονται των αρμοδιοτήτων του οικείου Τμήματος, εφαρμόζοντας την κείμενη νομοθεσία.

Τηρεί και επεξεργάζεται στατιστικά στοιχεία από τη διοικητική δράση και τον όγκο των εκτελούμενων εργασιών του οικείου Τμήματος.

Τηρεί και ενημερώνει τους φακέλους της Υπηρεσίας του.

Συνεργάζεται, όποτε απαιτηθεί, με το Τμήμα του Κ.Ε.Π. Ν. Χαλκηδόνας για την απρόσκοπτη συνολικά λειτουργία της Δ/νσης Κ.Ε.Π. και την αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση των πολιτών.

Μεριμνά, σε συνεργασία με το υπόλοιπο προσωπικό του Κ.Ε.Π. Ν. Φιλαδέλφειας, για την καθημερινή εύρυθμη λειτουργία και ευταξία των χώρων εργασίας όπως και του εκεί λειτουργούντος μηχανολογικού εξοπλισμού και των αναλωσίμων αυτού.

Εκτελεί κάθε άλλη αρμοδιότητα και επιπρόσθετο υπηρεσιακό καθήκον, το οποίο – νομίμως – του ανατίθεται εντός της Δ/νσης Κ.Ε.Π. καθώς και του Δήμου γενικότερα, και απορρέει από ειδικότερη κείμενη νομοθεσία ή εν ισχύ ειδικότερες κανονιστικές διατάξεις.