Τήρηση πρωτοκόλλου (ηλεκτρονικό και φυσικό) της υπηρεσίας στην οποία υπηρετεί

Τήρηση, ενημέρωση και αρχειοθέτηση εγγράφων και φακέλων της υπηρεσίας του.

Κατάρτιση και διεκπεραίωση διοικητικών εγγράφων.

Εξυπηρέτηση και πληροφόρηση των συναλλασσομένων για θέματα της υπηρεσίας.

Το Τμήμα Γραμματειακής Υποστήριξης της Διεύθυνσης Αστικής και Δημοτικής Κατάστασης, είναι αρμόδιο για: α. Την τήρηση πρωτοκόλλου και τη διακίνηση αλληλογραφίας. β. Την έκδοση αντιγράφων από τα δικαιολογητικά με βάση τα οποία συντάχθηκαν οι ληξιαρχικές πράξεις. γ. Την έκδοση αποσπασμάτων και αντιγράφων των ληξιαρχικών πράξεων γέννησης, γάμου, θανάτου που έχουν καταχωρισθεί στην Υπηρεσία, καθώς και την αποστολή αυτών σε πολίτες, Δήμους, Ελληνικές Προξενικές Αρχές, Αποκεντρωμένες Διοικήσεις, Στρατολογικά γραφεία, Δικαστικές αρχές. δ. Την αποστολή στους Δήμους της χώρας, στις αρχές κάθε έτους, αντιγράφων ληξιαρχικών πράξεων γέννησης των αρρένων τέκνων που καταχωρίσθηκαν στην Υπηρεσία το προηγούμενο έτος για την σύνταξη των Μητρώων Αρρένων. ε. Την αποστολή των ληξιαρχικών πράξεων θανάτου που καταχωρίζονται στην Υπηρεσία στα αρμόδια ασφαλιστικά ταμεία. Στ. Την έκδοση βεβαίωσης περί μη ύπαρξης ληξιαρχικής πράξης. ζ. Τη διακίνηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και της αλληλογραφίας μέσω τηλεομοιότυπου. η. Την οργάνωση, ταξινόμηση και τήρηση αρχείου του Ειδικού Ληξιαρχείου, σύμφωνα με τις σχετικές οδηγίες του Υπουργείου και τον κανονισμό αλληλογραφίας καθώς και την πρόταση για την εκκαθάρισή του. θ. Την τήρηση και διαφύλαξη των ληξιαρχικών βιβλίων και δικαιολογητικών για όλα τα ληξιαρχικά γεγονότα που έλαβαν χώρα στην αλλοδαπή. ι. Την εξυπηρέτηση ηλεκτρονικών αιτήσεων που λαμβάνει το Υπουργείο από τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών. κ. Την εξυπηρέτηση πολιτών αυτοπρόσωπα και τηλεφωνικά.