Τήρηση, ενημέρωση και αρχειοθέτηση εγγράφων και φακέλων της υπηρεσίας του.

Κατάρτιση και διεκπεραίωση διοικητικών εγγράφων.

Εξυπηρέτηση και πληροφόρηση των συναλλασσομένων για θέματα της υπηρεσίας.

ΚΟΚ 1. Έλεγχος εισερχομένων πράξεων παράβασης από το ΤΜΗΜΑ ΤΡΟΧΑΙΑΣ ΚΙΛΚΙΣ. 2. Καταχώρηση παραβάσεων στην εφαρμογή ΚΟΚ. Αναζήτηση ιδιοκτητών οχημάτων σε περίπτωση παραβάσεων στάθμευσης ( διότι δεν αναγράφονται τα στοιχεία του οδηγού ή του ιδιοκτήτη παρά μόνο ο αριθμός πινακίδας, η μάρκα, το χρώμα, ο λόγος παράβασης, το ποσό του προστίμου και η ημερομηνία). Σε κάποιες περιπτώσεις για τη εξακρίβωση στοιχείων χρειάζεται αλληλογραφία με το τμήμα συγκοινωνιών της περιφέρειας. 3. Δημιουργία καρτελών συναλλασσόμενων στο πρόγραμμα και ανανέωση στοιχείων στις καρτέλες συναλλασσόμενων. 4. Δημιουργία χρηματικών καταλόγων. Αποστολή ειδοποιητηρίων. Παρακολούθηση επιστροφών φακέλων με ειδοποιητήρια. Επικοινωνία για εκ νέου αποστολή και ενημέρωση. Στις περιπτώσεις που δεν είναι δυνατή η εύρεση νέας διεύθυνσης ή τηλεφώνου, τοιχοκόλληση λίστας ονομάτων στο δημαρχείο ή αποστολή για παράδοση ή τοιχοκόλληση στο Δήμο όπου ανήκει ο οφειλέτης. 5. Διαγραφές, κατόπιν αίτησης του ενδιαφερόμενου, ( σύνταξη υπηρεσιακών σημειωμάτων σε περίπτωση ευρείας βεβαίωσης και σύνταξη εισήγησης προς δημοτικό συμβούλιο σε περίπτωση στενής βεβαίωσης του χρηματικού καταλόγου) σε περίπτωση λάθους χρέωσης. Κατόπιν της διαγραφής σύνταξη Χρηματικού Καταλόγου με την ορθή χρέωση. 6. Αποστολή , ανά 15 νθήμερο , στο Τμήμα Τροχαίας Κιλκίς, των εξοφλημένων πράξεων παράβασης ( απόκομμα τροχαίας και αντίγραφο διπλοτύπου) . Όσες παραβάσεις ,έχουν ελλιπή στοιχεία και δεν είναι δυνατή η εύρεση του ιδιοκτήτη, ( κατόπιν εξαντλήσεως όλων των πιθανοτήτων και χρήση όλων των προσφερόμενων εφαρμογών) , επιστρέφονται στη Τροχαία με διαβιβαστικό. ΑΚΑΘΑΡΙΣΤΑ ΕΣΟΔΑ 0,5 1. Παραλαβή δηλώσεων τριμήνων υπόχρεων και καταχώρηση στην εφαρμογή. Υπολογισμός τέλους και προστίμου σε περίπτωση καθυστέρηση καταβολής. Έκδοση βεβαιωτικού σημειώματος προκειμένου να προχωρήσει η είσπραξη. 2. Αλληλογραφία με ΑΑΔΕ για αναζήτηση οικονομικών στοιχείων όσων δεν έχουν καταθέσει τις δηλώσεις. 3. Δημιουργία χρηματικών καταλόγων. Αποστολή ειδοποιητηρίων. Παρακολούθηση επιστροφών φακέλων με ειδοποιητήρια. Επικοινωνία για εκ νέου αποστολή και ενημέρωση. Στις περιπτώσεις που δεν είναι δυνατή η εύρεση νέας διεύθυνσης ή τηλεφώνου, τοιχοκόλληση λίστας ονομάτων στο δημαρχείο ή αποστολή για παράδοση ή τοιχοκόλληση στο Δήμο όπου ανήκει ο οφειλέτης. 4. Στις περιπτώσεις που η ΑΑΔΕ δεν αποστείλει στοιχεία για κάποιες επιχείρησης λόγω διπλής δραστηριότητας ή υποκαταστημάτων σε άλλη περιοχή, αποστολή ξεχωριστής επιστολής στους υπόχρεους για ενημέρωση. 5. Στις περιπτώσεις ανταπόκρισης των υπόχρεων, εφόσον καταθέσουν τις δηλώσεις των τριμήνων που οφείλουν, αν το αιτηθούν δημιουργείται χρηματικός κατάλογος προκειμένου να προβούν σε ρύθμιση της οφειλής τους. 6. Λήψη καταστάσεων αδειών καταστημάτων από τμήμα Αδειοδοτήσεων για έλεγχο αρχείου. ΑΝΕΙΣΠΡΑΚΤΑ ΔΗΜΟΤΙΚΑ ΤΕΛΗ 1. Λήψη αρχείων οριστικών ανείσπρακτων δημοτικών τελών από ΔΕΗ και άλλους παρόχους ηλεκτρικής ενέργειας. Στις περιπτώσεις που στις καταστάσεις υπάρχουν ελλιπή στοιχεία όπως π.χ. μηδενικά ΑΦΜ γίνεται έρευνα για την εύρεση αυτού, χρησιμοποιώντας την εφαρμογή της ΔΕΔΗΕ, την εφαρμογή ΤΑΠ και σε πολλές περιπτώσεις ζητώντας την βοήθεια του Δημοτολογίου. Στις περιπτώσεις που στα εισερχόμενα αρχεία υπάρχει αναντιστοιχία Ονόματος με ΑΦΜ ( δηλαδή το ΑΦΜ που αναγράφεται στο αρχείο δεν αντιστοιχεί στο όνομα, λαμβάνουμε υπόψιν το ΑΦΜ) γίνονται οι απαραίτητες αλλαγές. Κατά τη διάρκεια της έρευνας , ταυτόχρονα, δημιουργούνται οι καρτέλες συναλλασσόμενων , για όσους δεν έχουν και ενημερώνονται με περισσότερα στοιχεία οι καρτέλες όσων έχουν. 2. Δημιουργία αρχείου για καταχώρηση στο σύστημα και δημιουργία Χρηματικών Καταλόγων ( τρείς κατάλογοι , ΔΤ, ΔΦ, ΤΑΠ ) . 3. Διαγραφές ( σύνταξη εισήγησης προς δημοτικό συμβούλιο) σε περίπτωση λάθους χρέωσης και κατόπιν αίτησης του ενδιαφερόμενου. Κατόπιν της διαγραφής σύνταξη Χρηματικού Καταλόγου με την ορθή χρέωση. Σημ. Στους καταλόγους δεν καταχωρούνται ονόματα και χρεώσεις αποβιωσάντων. Με αλληλογραφία προς το Τμήμα Δημοτολογίων , αναζητούνται τα πιστοποιητικά πλησιέστερων συγγενών προσκειμένου να χρεωθούν οι κληρονόμοι.