Κατάρτιση και διεκπεραίωση διοικητικών εγγράφων.

Εξυπηρέτηση και πληροφόρηση των συναλλασσομένων για θέματα της υπηρεσίας.

Συντονίζει τις σχετικές ενέργειες και διαδικασίες για την κατάρτιση του προγράμματος προμηθειών και παροχής υπηρεσιών, σε αντιστοιχία με το Ετήσιο και Πολυετές Πρόγραμμα Δράσης (Επιχειρησιακό Σχέδιο) που συντάσσει η αρμόδια Διοικητική Μονάδα του Δήμου (η Μονάδα με τις αρμοδιότητες Προγραμματισμού) ή και σε συνεργασία με τις λοιπές υπηρεσίες του Δήμου εφόσον δεν υφίσταται προγραμματισμός ή το Πρόγραμμα Δράσης δεν παρέχει τις απαραίτητες διευκρινήσεις.

Δέχεται εισηγήσεις και μελέτες από τις αρμόδιες υπηρεσίες προκειμένου να προχωρήσει στην διαδικασία εκτέλεσης των προμηθειών και της ανάθεσης των υπηρεσιών. Στις περιπτώσεις που οι προμήθειες και η παροχή υπηρεσιών αφορά πέραν της μίας διοικητικής μονάδας του Δήμου τότε το Γραφείο Προμηθειών δρα συμβουλευτικά ως προς τα απαραίτητα βήματα και μεθόδους.

Ελέγχει αν έχουν τηρηθεί οι, κατά το νόμο, απαιτούμενες προπαρασκευαστικές ενέργειες (π.χ. καταχώρηση των πρωτογενών αιτημάτων στις βάσεις δεδομένων) και ενημερώνει σχετικά τις αρμόδιες Διοικητικές Μονάδες προκειμένου να προχωρήσουν σε διορθωτικές ενέργειες.

Προχωρά σε όλες τις απαραίτητες ενέργειες προκειμένου να εκτελεστεί η προμήθεια από τη στιγμή που θα τις διατεθούν οι μελέτες ή οι εισηγήσεις των υπηρεσιών του Δήμου, επιλέγοντας τον κατάλληλο τύπο διαγωνισμού σύμφωνα με την εκάστοτε ισχύουσα νομοθεσία.

Συνεργάζεται με την αρμόδια διοικητική μονάδα (διαχείρισης του προσωπικού) για την συγκρότηση όλων των προβλεπόμενων από τη νομοθεσία επιτροπών που απαιτούνται (διενέργειας διαγωνισμού, αξιολόγησης προσφορών και παραλαβής ειδών).

Φροντίζει γενικότερα για όλα τα ζητήματα που αφορούν στην ορθή εκτέλεση της προμήθειας.

Σε συνεργασία με το Γραφείο Προϋπολογισμού και Δαπανών και τις αρμόδιες διοικητικές μονάδες παρακολουθεί την ορθή εκτέλεση των συμβάσεων υπηρεσιών και προμηθειών μέχρι την ολοκλήρωσή τους.