Τήρηση πρωτοκόλλου (ηλεκτρονικό και φυσικό) της υπηρεσίας στην οποία υπηρετεί

Τήρηση, ενημέρωση και αρχειοθέτηση εγγράφων και φακέλων της υπηρεσίας του.

Κατάρτιση και διεκπεραίωση διοικητικών εγγράφων.

Εξυπηρέτηση και πληροφόρηση των συναλλασσομένων για θέματα της υπηρεσίας.

Διοικητική Υποστήριξη: - Υποστήριξη στον προγραμματισμό και την εκτέλεση των διοικητικών διαδικασιών του Τμήματος Πολιτισμού, Αθλητισμού και Νέας Γενιάς. - Διαχείριση αλληλογραφίας και επικοινωνία με άλλες υπηρεσίες και φορείς. - Προετοιμασία και εκτύπωση εγγράφων και αναφορών για την καθημερινή λειτουργία του τμήματος.

Διαχείριση Αρχείων και Εγγράφων: - Ταξινόμηση, καταλογογράφηση και αρχειοθέτηση όλων των εγγράφων του Τμήματος (π.χ. αιτήσεις, εγκρίσεις, έγγραφα συνεργασίας, συμβάσεις). - Διατήρηση και παρακολούθηση της καταγραφής των επίσημων εγγράφων του Τμήματος σε φυσική και ηλεκτρονική μορφή. - Φροντίδα για την αρχειοθέτηση των υλικών σύμφωνα με τη νομοθεσία και τις εσωτερικές διαδικασίες.

Υποστήριξη στην Οργάνωση Δράσεων: - Υποστήριξη στη διοργάνωση εκδηλώσεων και δράσεων που αφορούν τον πολιτισμό, τον αθλητισμό και τη νέα γενιά, περιλαμβανομένων των εσωτερικών διαδικασιών. - Συντονισμός και παρακολούθηση των διαδικασιών για τη συμμετοχή του Δήμου σε πολιτιστικά και αθλητικά προγράμματα και δράσεις.

Εξυπηρέτηση Πολιτών και Φορέων: - Παροχή πληροφοριών και εξυπηρέτηση πολιτών και φορέων που ενδιαφέρονται για τις δράσεις του Τμήματος. - Διαχείριση και καταγραφή των αιτημάτων των πολιτών και των φορέων και συνεργασία με τις αρμόδιες υπηρεσίες για την επίλυσή τους.

Υποστήριξη στην Παρακολούθηση Δραστηριοτήτων: - Συνεργασία με τα άλλα τμήματα του Δήμου για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων του πολιτιστικού, αθλητικού και νεανικού τομέα. - Παρακολούθηση και καταγραφή της πορείας των προγραμμάτων και των δράσεων που υλοποιούνται από το Τμήμα.

Γενική Υποστήριξη: - Διαχείριση και ανανέωση της διαρκούς επικοινωνίας με διάφορους φορείς και υποστήριξη στις ανάγκες του Τμήματος σε διοικητικό επίπεδο. - Διαχείριση και παρακολούθηση του χρόνου εργασίας των υπαλλήλων του τμήματος, αν απαιτείται. - Οργάνωση και συμμετοχή στις εσωτερικές συνεδριάσεις και συναντήσεις του Τμήματος για την εξέταση θεμάτων και δράσεων.