Κατάρτιση και διεκπεραίωση διοικητικών εγγράφων.

Εξυπηρέτηση και πληροφόρηση των συναλλασσομένων για θέματα της υπηρεσίας.

1. Διαχειρίζεται τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα και συγκεκριμένα: Παραλαμβάνει, τηρεί ηλεκτρονικό πρωτόκολλο καταχωρώντας όλα τα δεδομένα των εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων στη βάση δεδομένων (Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης εγγράφων «ΙΡΙΔΑ»). Συσχετίζει, διεκπεραιώνει, ταξινομεί και αναπαράγει φωτοαντίγραφα των εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων. Παραλαμβάνει, πρωτοκολλεί και διεκπεραιώνει τις ανακοινώσεις, κλήσεις, αιτήματα, παράπονα πολιτών καθώς και τα έγγραφα των φορέων του στενότερου και ευρύτερου Δημόσιου Τομέα. 2. Διαχειρίζεται την αλληλογραφία και συγκεκριμένα: Παραλαμβάνει, ελέγχει και ταξινομεί το σύνολο της αλληλογραφίας από άλλους φορείς και υπηρεσίες του Δημοσίου. Επιδίδει το σύνολο της αλληλογραφίας προς άλλους φορείς και υπηρεσίες του Δημοσίου. Φροντίζει για την ενυπόγραφη διανομή των πάσης φύσεως εισερχομένων εγγράφων προς τις αρμόδιες υπηρεσίες του Δήμου Λαυρεωτικής. 3. Τηρεί αρχεία και συγκεκριμένα: Φροντίζει για την ασφαλή τήρηση, αρχειοθέτηση με χρονολογική σειρά ταξινόμησης του αρχείου των αντίστοιχων σχεδίων των εγγράφων με τις πρωτότυπες υπογραφές αυτών. Φροντίζει για την εκκαθάρισή τους σύμφωνα με τις σχετικές αποφάσεις. Εκδίδει αντίγραφα των εγγράφων του Δήμου Λαυρεωτικής. 4. Παραλαμβάνει κλητήρια θεσπίσματα και έγγραφα δημοσίων διαγωνισμών (ορίζεται με Απόφαση Δημάρχου) και συγκεκριμένα: Παραλαμβάνει κλητήρια θεσπίσματα προς κατοίκους «αγνώστου διαμονής» από τα Διοικητικά Δικαστήρια, τα Αστυνομικά Τμήματα, τις Εφορίες και το ΙΚΑ, τα αναρτά στον πίνακα ανακοινώσεων και αποστέλλει τα αποδεικτικά τοιχοκόλλησης στους αποστολείς. Παραλαμβάνει έγγραφα δημοσίων διαγωνισμών και κληρώσεων επιτροπών, από δημόσιες, κρατικές, στρατιωτικές και νοσοκομειακές υπηρεσίες και μονάδες, τα αναρτά στον πίνακα ανακοινώσεων και αποστέλλει τα αποδεικτικά τοιχοκόλλησης στους αποστολείς. 5. Εξυπηρετεί και πληροφορεί το κοινό: Διαχειρίζεται την εξυπηρέτηση των αιτημάτων, παραπόνων, αιτήσεων κ.λ.π. των δημοτών. Πληροφορεί τους πολίτες για τις προσφερόμενες υπηρεσίες από το Δήμο Λαυρεωτικής. 6. Διενεργεί θεωρήσεις γνήσιου υπογραφής και επικυρώνει ως ακριβή αντίγραφα δημόσια έγγραφα (ορίζεται με Απόφαση Δημάρχου) και συγκεκριμένα: Διενεργεί θεωρήσεις γνησίου υπογραφής και επικυρώνει ως ακριβή αντίγραφα δημόσια και ιδιωτικά έγγραφα όπως ορίζει ο νόμος. Καταγράφει και τηρεί αρχείο ημερήσιων εντύπων μέτρησης του αριθμού εξυπηρετούμενων δημοτών. 7. Επικοινωνεί με Δήμους όλης της Ελλάδας για όλες τις παραπάνω ενέργειες. 8. Συμμετέχει σε ομάδες εργασίας και επιτροπές. 9. Ασκεί κάθε άλλη εργασία που προκύπτει από τις αρμοδιότητες του τμήματός του.