Τήρηση πρωτοκόλλου (ηλεκτρονικό και φυσικό) της υπηρεσίας στην οποία υπηρετεί

Τήρηση, ενημέρωση και αρχειοθέτηση εγγράφων και φακέλων της υπηρεσίας του.

Κατάρτιση και διεκπεραίωση διοικητικών εγγράφων.

Εξυπηρέτηση και πληροφόρηση των συναλλασσομένων για θέματα της υπηρεσίας.

1. Τήρηση αλληλογραφίας της Ε. Ο. & Κ. με άλλες υπηρεσίες, φορείς και πολίτες 2. Επικοινωνία με ενδιαφερόμενους ιδιώτες ή υπηρεσίες και φορείς του Δημοσίου, για την ενοικίαση χώρων του Ζαππείου Μεγάρου και των εξωτερικών χώρων αυτού. 3. Εισαγωγή στοιχείων πελατών στο ηλεκτρονικό σύστημα «Ζάππειο» και ενημέρωση του συστήματος αυτού με τα απαραίτητα στοιχεία για την πορεία των εκδηλώσεων (έγκριση, απάντηση, συμφωνητικό, πληρωμή, κλπ.). 4. Εισηγήσεις στο Δ.Σ. της Ε.Ο.& Κ. για θέματα ενοικίασης των χώρων του Ζαππείου Μεγάρου και των εξωτερικών χώρων αυτού, υπολογισμός των αντίστοιχων μισθωμάτων και σύνταξη των σχετικών απαντήσεων στους ενδιαφερόμενους. 5. Παρακολούθηση της διαδικασίας υπογραφής των συμφωνητικών και πληρωμής των μισθωμάτων ακινήτων της Ε. Ο. & Κ. 6. Διεκπεραίωση των απαιτούμενων εργασιών μίσθωσης χώρων του Ζαππείου Μεγάρου, μετά την έγκριση των σχετικών θεμάτων από το Δ.Σ. της Ε.Ο.& Κ. 7. Απαντήσεις στο Υπουργείο Οικονομικών σε έγγραφα της Βουλής των Ελλήνων (επερωτήσεων, αναφορών και αιτήσεων κοινοβουλευτικού ελέγχου βουλευτών) για θέματα αρμοδιοτήτων της Ε. Ο. & Κ. 8. Αλληλογραφία με το Υπουργείο Οικονομικών και άλλες υπηρεσίες, για θέματα προσωπικού της Ε. Ο. & Κ. (προαγωγές υπαλλήλων, στατιστικά στοιχεία, κ.λπ.) 9. Προγραμματισμός και παρακολούθηση της εκμίσθωσης των εσωτερικών και εξωτερικών χώρων του Ζαππείου Μεγάρου και του χρόνου πραγματοποίησης των εκθέσεων και των εκδηλώσεων που ζητούν τρίτοι να διοργανώσουν σε αυτούς. 10. Μέριμνα για την υποδοχή και την ξενάγηση των επισκεπτών της Ε.Ο.&Κ. στους χώρους αυτής. Πέραν των ανωτέρω καθηκόντων του, ο υπάλληλος της θέσης αυτής εκτελεί και τα παρακάτω ειδικά καθήκοντα της θέσης ΔΕ Δακτυλογράφων, στις περιπτώσεις που δεν υπάρχει υπάλληλος του κλάδου ΔΕ Δακτυλογράφων για οποιονδήποτε λόγο: 11. Τήρηση του κοινού και εμπιστευτικού πρωτοκόλλου της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας της Ε.Ο.&Κ. 12. Αρχειοθέτηση της αλληλογραφίας, των εγγράφων διοργάνωσης και πραγματοποίησης των εκθέσεων και άλλων εντύπων. 13. Διεκπεραίωση της εισερχόμενης αλληλογραφίας της Ε.Ο.&Κ. (άνοιγμα της εισερχόμενης αλληλογραφίας και προσκόμισή της στον πρόεδρο της Ε.Ο.&Κ. για ενημέρωση αυτού, καθώς και διανομή της στα αρμόδια τμήματα της Ε.Ο.& Κ για τις αναγκαίες ενέργειες από τους αρμόδιους υπαλλήλους αυτής).