Πληροφορίες θέσης
Υπάλληλος γραμματειακής υποστήριξης
1216911495
•
ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ Α.Ε.
Βασικές πληροφορίες
Κωδικός
1216911495
Τίτλος
Υπάλληλος γραμματειακής υποστήριξης
Σύντομη περιγραφή της εργασίας
Συμβάλλει στην εύρυθμη λειτουργία της υπηρεσίας και στην εκτέλεση των δραστηριοτήτων της, παρέχοντας υποστήριξη σε οργανωτικά και λειτουργικά θέματα.
Κωδικός ΓΠ
2.1
Έκδοση
2
Ημερομηνία τροποποίησης
11-09-2024
Φορέας & Οργανική Μονάδα
Φορέας
ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ Α.Ε.
Πληροφορίες φορέα
Οργανική Μονάδα
ΚΕΝΤΡΙΚΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ
Ιεραρχία
ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ | ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΕΥΘΥΝΟΝΤΑ ΣΥΜΒΟΥΛΟΥ | ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ & ΑΝΘΡΩΠΙΝΩΝ ΠΟΡΩΝ | ΥΠΟΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ & ΑΝΘΡΩΠΙΝΩΝ ΠΟΡΩΝ | ΤΜΗΜΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ | ΚΕΝΤΡΙΚΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ
Τόπος εργασίας
Προσωπικό
Κατηγορία προσωπικού
ΠΟΛΙΤΙΚΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ
Εργασιακή σχέση
ΙΔΙΩΤΙΚΟΥ ΔΙΚΑΙΟΥ ΑΟΡΙΣΤΟΥ ΧΡΟΝΟΥ
Κατηγορία εκπαίδευσης
ΔΕ
Κλάδος
ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ - ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ
Ειδικότητα
ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ–ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ
Γενικό προφίλ
Βαθμοί
Πλαίσιο τυπικών προσόντων
Προσόντα βάση ΠΔ 85/2022
Κύρια καθήκοντα
Τήρηση πρωτοκόλλου (ηλεκτρονικό και φυσικό) της υπηρεσίας στην οποία υπηρετεί
Τήρηση, ενημέρωση και αρχειοθέτηση εγγράφων και φακέλων της υπηρεσίας του.
Κατάρτιση και διεκπεραίωση διοικητικών εγγράφων.
Εξυπηρέτηση και πληροφόρηση των συναλλασσομένων για θέματα της υπηρεσίας.
Παραλαμβάνει όλη την εισερχόμενη αλληλογραφία της εταιρίας.
Δίνει αριθμό κεντρικού πρωτοκόλλου σε όλη την εισερχόμενη αλληλογραφία της εταιρίας.
Χρησιμοποιεί λογισμικό «απεικόνισης», αποθήκευσης και ανάκτησης εγγράφων, εισάγοντας όλες τις σχετικές λεπτομέρειες/ κλειδιά στην βάση δεδομένων ακολουθώντας τις αντίστοιχες διαδικασίες και οδηγίες εργασίας.
Αποστέλλει όλη την αλληλογραφία στους Τομείς/ Διευθύνσεις/ Τμήματα που είναι αρμόδια για δράση, κατόπιν έγκρισης του Τμηματάρχη Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Τεχνικών Εγγράφων.
Είναι υπεύθυνος για την τήρηση του χρονολογικού αρχείου της εταιρίας.
Παρέχει κάθε είδους πληροφορίες/ υπηρεσίες που απαιτούνται και βοηθά την ροή των πληροφοριών όσον αφορά στην αλληλογραφία.
Παράγει εκθέσεις (που έχουν συνταχθεί από τον διαχειριστή του συστήματος) σύμφωνα με τα αιτήματα.
Προσφέρει υπηρεσίες όσον αφορά στην αλληλογραφία προς εξωτερικούς συνεργάτες, όταν αυτό απαιτείται.
Εκπαιδεύει νέα μέλη της ομάδας στη χρήση του Hummingbird DMS (Document Management System) και τους ενημερώνει για τις διαδικασίες της πρωτοκόλλησης Εγγράφων.
Συνεργάζεται άμεσα με όλους τους υποστηριζόμενους χρήστες του συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (Document Management System DMS-Hummingbird) για θέματα σχετικά με τη διαχείριση της αλληλογραφίας.
Συνεργάζεται άμεσα με όλες τις γραμματείς Διευθύνσεων - Υποδιευθύνσεων - Τμημάτων για θέματα σχετικά με αλληλογραφία.
Συνεργάζεται άμεσα με τις γραμματείς των Διευθυνουσών (Περιφερειακών) Υπηρεσιών όσον αφορά στην αλληλογραφία.
Αναλαμβάνει τυχόν άλλες σχετικές εργασίες που του αναθέτει ο Τμηματάρχης Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Τεχνικών Εγγράφων.
Διαχειρίζεται τον χρόνο του με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο και θα είναι σε θέση να αξιολογεί προτεραιότητες όσον αφορά στον φόρτο εργασίας του.
Επιθυμητές γνώσεις
Βασικές γνώσεις του κώδικα διοικητικής διαδικασίας, του κώδικα δημοσίων πολιτικών διοικητικών υπαλλήλων και υπαλλήλων ΝΠΔΔ
Γνώση της ισχύουσας νομοθεσίας ως προς τα θέματα που άπτονται της αρμοδιότητος της οργανικής μονάδος στην οποία υπηρετεί.
Γνώση χειρισμού Η/Υ καθώς και τυχόν ειδικές εφαρμογές ή αυτοματισμούς γραφείου.
Δεξιότητες
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΓΝΩΣΗΣ
Μέτριο
ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΣΜΟΣ & ΑΚΕΡΑΙΟΤΗΤΑ
Μέτριο
ΕΠΙΛΥΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ & ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ
Μέτριο
ΗΓΕΤΙΚΟΤΗΤΑ
Χαμηλό
ΟΜΑΔΙΚΟΤΗΤΑ
Μέτριο
ΟΡΓΑΝΩΣΗ & ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ
Υψηλό
ΠΡΟΣΑΝΑΤΟΛΙΣΜΟΣ ΣΤΟ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ
Μέτριο
ΠΡΟΣΑΝΑΤΟΛΙΣΜΟΣ ΣΤΟΝ ΠΟΛΙΤΗ
Μέτριο
ΠΡΟΣΑΡΜΟΣΤΙΚΟΤΗΤΑ
Μέτριο