Τήρηση πρωτοκόλλου (ηλεκτρονικό και φυσικό) της υπηρεσίας στην οποία υπηρετεί

Τήρηση, ενημέρωση και αρχειοθέτηση εγγράφων και φακέλων της υπηρεσίας του.

Κατάρτιση και διεκπεραίωση διοικητικών εγγράφων.

Εξυπηρέτηση και πληροφόρηση των συναλλασσομένων για θέματα της υπηρεσίας.

1. Σχεδιάζει, εισηγείται και συντονίζει την εφαρμογή των διαδικασιών και εσωτερικών κανονισμών, που ρυθμίζουν τις σχέσεις του Δήμου με το προσωπικό του, στο πλαίσιο πάντοτε των γενικότερων ρυθμίσεων της Πολιτείας. 2. Μεριμνά για τον προσδιορισμό των αναγκαίων θέσεων εργασίας ανά διοικητική ενότητα του Δήμου και την κατάρτιση/επικαιροποίηση των αρμοδιοτήτων των επιμέρους θέσεων, σε συνεργασία με το Τμήμα Προγραμματισμού και Ανάπτυξης, στο πλαίσιο των πολιτικών ανθρώπινου δυναμικού, που θεσπίζει η Πολιτεία για τον Δημόσιο Τομέα. 3. Παρακολουθεί την κάλυψη των διαφόρων θέσεων εργασίας στις διοικητικές ενότητες του Δήμου, με στόχο αφενός την αξιοποίηση των προσόντων των στελεχών, αφετέρου την απρόσκοπτη κάλυψη των αναγκών των υπηρεσιών του Δήμου. 4. Εισηγείται, έπειτα από σχετικά αιτήματα των αρμόδιων Προϊσταμένων, τις κατάλληλες εσωτερικές μετακινήσεις στελεχών για την αποτελεσματικότερη κάλυψη των επιμέρους θέσεων εργασίας, με βάση τα προσόντα των στελεχών. 5. Αξιολογεί τα προσόντα των νεοπροσλαμβανομένων στελεχών και διαμορφώνει σχετικές προτάσεις προς τους Προϊσταμένους των προς κάλυψη θέσεων. 6. Μεριμνά για την εφαρμογή του συστήματος αξιολόγησης των εργαζομένων στο Δήμο και την τήρηση των σχετικών αρχείων. 7. Εισηγείται και παρακολουθεί την υλοποίηση μέτρων επιπρόσθετης στήριξης του ανθρώπινου δυναμικού του Δήμου. 8. Μεριμνά για την ανάπτυξη του ανθρώπινου δυναμικού του Δήμου με τον προσδιορισμό των αναγκών βελτίωσης των προσόντων και ικανοτήτων των εργαζομένων και την εισήγηση και παρακολούθηση της υλοποίησης των συμφωνουμένων μέτρων βελτίωσης. 9. Σχεδιάζει, εισηγείται και οργανώνει προγράμματα συνεχιζόμενης κατάρτισης και επιμόρφωσης του ανθρώπινου δυναμικού του Δήμου. Παρακολουθεί την υλοποίηση των προγραμμάτων αυτών και μεριμνά για την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων τους, σε συνεργασία με το Τμήμα Προγραμματισμού και Ανάπτυξης. 10. Μεριμνά για τη βελτίωση των ανθρωπίνων σχέσεων μέσα στον Δήμο, με τον σχεδιασμό, την εισήγηση και την οργάνωση σχετικών προγραμμάτων (εκδηλώσεις, ταξίδια κ.ά). (Αρμοδιότητες σε θέματα μητρώων, τήρησης ωραρίου και διαδικασιών προσωπικού) 1. Μεριμνά για την τήρηση των εκάστοτε ισχυουσών νομοθετικών και κανονιστικών διατάξεων, οι οποίες ρυθμίζουν τις σχέσεις του Δήμου με το ανθρώπινο δυναμικό του (θέματα μισθολογικά, ωραρίου, αδειών, ασθενειών, υπερωριών, απολύσεων, διεκδικήσεων κ.ά). 2. Μεριμνά για τη διενέργεια και ολοκλήρωση των διαδικασιών πρόσληψης ανθρώπινου δυναμικού, για την κάλυψη συγκεκριμένων θέσεων εργασίας βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας. 3. Τηρεί τα Μητρώα του προσωπικού, στα οποία καταγράφονται τα στοιχεία της ατομικής και οικογενειακής του κατάστασης, οι κάθε είδους μεταβολές στην εργασιακή του ζωή (προσλήψεις, απολύσεις, αλλαγές θέσεων εργασίας, αμοιβές, άδειες, απουσίες, αξιολογήσεις κ.ά) και τα προσόντα του. 4. Σχεδιάζει, εισηγείται βελτιώσεις και παρακολουθεί την εφαρμογή όλων των διαδικασιών, που σχετίζονται με την απασχόληση των εργαζομένων, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις (τήρηση ωραρίου, έγκριση και πραγματοποίηση υπερωριών κ.ά). 5. Συνεργάζεται με τους Προϊσταμένους των επιμέρους οργανικών μονάδων του Δήμου και τους ενημερώνει για τις διαδικασίες, που πρέπει να ακολουθούνται σε εργασιακά θέματα (διαχείριση παρουσιών, υπερωριών, βεβαιώσεων προς το προσωπικό κ.ά). 6. Εκδίδει κάθε είδους βεβαιώσεις προς το προσωπικό για θέματα, που άπτονται της εργασίας τους στο Δήμο. 7. Μεριμνά για τη θέσπιση και την εφαρμογή των κανόνων υγιεινής και ασφάλειας των εργαζομένων, σύμφωνα με την νομοθεσία. Παρέχει κάθε διοικητική υποστήριξη στον τεχνικό ασφαλείας και τον γιατρό εργασίας, που προσφέρουν τις αντίστοιχες υπηρεσίες τους στον Δήμο, σύμφωνα με τις αρμοδιότητές τους και οι οποίες καθορίζονται από την ισχύουσα νομοθεσία. Σύμφωνα με τις αρμοδιότητες αυτές: (α) Ο τεχνικός ασφάλειας παρέχει προς τα όργανα διοίκησης του Δήμου, τους εργαζόμενους και τους εκπροσώπους τους, υποδείξεις και συμβουλές, γραπτά ή προφορικά, σε θέματα σχετικά με την ασφάλεια της εργασίας και την πρόληψη των εργατικών ατυχημάτων. (β) Ο ιατρός εργασίας παρέχει προς τα όργανα διοίκησης του Δήμου, τους εργαζόμενους και τους εκπροσώπους τους, υποδείξεις και συμβουλές, γραπτά ή προφορικά, σχετικά με τα μέτρα, που πρέπει να λαμβάνονται για τη σωματική και ψυχική υγεία των εργαζομένων και επιβλέπει την εφαρμογή των μέτρων προστασίας της υγείας των εργαζομένων. (γ) Ο ιατρός εργασίας και ο τεχνικός ασφάλειας καταχωρούν τις γραπτές υποδείξεις τους σε ειδικό βιβλίο. Τα όργανα διοίκησης του Δήμου λαμβάνουν γνώση των υποδείξεων αυτών, ενυπογράφως. (Αρμοδιότητες μισθοδοσίας και ασφάλισης προσωπικού) 1. Μεριμνά για θέματα που αφορούν τις αυξήσεις, ωριμάνσεις, άδειες και ό,τι άλλο έχει σχέση με το προσωπικό, τακτικό, αορίστου ή ορισμένου χρόνου, καθώς και έκτακτο, τον υπολογισμό της τακτικής μισθοδοσίας και των εκτάκτων μισθοδοσιών (υπερωρίες, τρίμηνες αποδοχές κ.α.). 2. Συγκεντρώνει τα στοιχεία απασχόλησης και των μεταβολών των εργαζομένων που επηρεάζουν τις αμοιβές τους, ώστε να προωθείται έγκαιρα η πληρωμή των εργαζομένων και η απόδοση των ασφαλιστικών εισφορών. 3. Συντάσσει, καταρτίζει και μεριμνά για τις μισθοδοτικές καταστάσεις και τις διαβιβάζει στο Τμήμα Λογιστηρίου για τις δικές του ενέργειες. 4. Συντάσσει τις βεβαιώσεις αποδοχών του προσωπικού για τη ΔΟΥ και υποβάλλει ηλεκτρονικά στο τέλος κάθε έτους την οριστική δήλωση Φόρου Μισθωτών Υπηρεσιών. 5. Συνεργάζεται με την Ενιαία Αρχή Πληρωμών για την άμεση ενημέρωση της βάσης μισθοδοτούμενων και την έγκαιρη αποστολή των μισθολογικών καταστάσεων. 6. Τηρεί ηλεκτρονικό μητρώο για όλες τις μισθοδοσίες προσωπικού, το οποίο αποστέλλει σε όλες τις υπηρεσίες και παρέχει οικονομικά στοιχεία σε διάφορους τομείς. 7. Τηρεί αρχείο για όλες τις μισθοδοσίες προσωπικού παρελθόντων ετών. 8. Είναι αρμόδιο για την ηλεκτρονική απόδοση μηνιαίων εισφορών. 9. Είναι αρμόδιο για την παρακολούθηση επιχορηγήσεων, που αφορούν τη μισθοδοσία. 10. Είναι αρμόδιο για την αντιμισθία αιρετών, αποζημίωση μελών Δημοτικού Συμβουλίου και Οικονομικής Επιτροπής ή άλλων Επιτροπών καθώς και των εξόδων μετακίνησης τους. 11. Μεριμνά για την τήρηση των ισχυουσών νομοθετικών και κανονιστικών διατάξεων, οι οποίες ρυθμίζουν τις σχέσεις του Δήμου με το ανθρώπινο δυναμικό του σε μισθολογικά θέματα. 12. Ενημερώνει το προσωπικό για τα μισθολογικά του στοιχεία. 13. Αλληλογραφεί με κάθε άλλη Υπηρεσία σχετική με μισθολογικά θέματα. 14. Συντάσσει καταστάσεις απόδοσης κρατήσεων στα ασφαλιστικά ταμεία, συντάσσει και υποβάλλει ηλεκτρονικά αναλυτικές περιοδικές δηλώσεις (ΑΠΔ) για τους υπαλλήλους του Δήμου. Φροντίζει για την παραλαβή των δελτίων ασφαλιστικών εισφορών των εργαζομένων και τη χορήγησή τους στους ασφαλισμένους. 15. Συντάσσει τον προϋπολογισμό των κωδικών, που αφορούν τη μισθοδοσία των μονίμων και ημερομισθίων υπαλλήλων και παρέχει τα στοιχεία στη Δ/νση Οικονομικού. 16. Ελέγχει την ύπαρξη επαρκών πιστώσεων στους κωδικούς αριθμούς του προϋπολογισμού για τη μισθοδοσία των υπαλλήλων και εισηγείται στο αρμόδιο Τμήμα για τυχόν αναμορφώσεις, μέσω της Δ/νσης. 17. Μεριμνά για την καταβολή της προβλεπόμενης από το νόμο αποζημίωσης στους υπαλλήλους του Δήμου, που συνταξιοδοτούνται.