Πληροφορίες θέσης
Υπάλληλος γραμματειακής υποστήριξης
1034141151
•
ΔΗΜΟΣ ΣΕΡΡΩΝ
Βασικές πληροφορίες
Κωδικός
1034141151
Τίτλος
Υπάλληλος γραμματειακής υποστήριξης
Σύντομη περιγραφή της εργασίας
Συμβάλλει στην εύρυθμη λειτουργία της υπηρεσίας και στην εκτέλεση των δραστηριοτήτων της, παρέχοντας υποστήριξη σε οργανωτικά και λειτουργικά θέματα.
Κωδικός ΓΠ
2.1
Έκδοση
3
Ημερομηνία τροποποίησης
11-09-2024
Φορέας & Οργανική Μονάδα
Φορέας
ΔΗΜΟΣ ΣΕΡΡΩΝ
Πληροφορίες φορέα
Οργανική Μονάδα
ΓΡΑΦΕΙΟ ΓΕΝΙΚΩΝ ΘΕΜΑΤΩΝ ΔΗΜΟΤΙΚΗΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΚΑΙ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟΥ
Ιεραρχία
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ | ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ | ΤΜΗΜΑ ΔΗΜΟΤΙΚΗΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΚΑΙ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟΥ | ΓΡΑΦΕΙΟ ΓΕΝΙΚΩΝ ΘΕΜΑΤΩΝ ΔΗΜΟΤΙΚΗΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΚΑΙ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟΥ
Τόπος εργασίας
Προσωπικό
Κατηγορία προσωπικού
ΠΟΛΙΤΙΚΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ
Εργασιακή σχέση
ΜOΝΙΜΟΙ ΥΠAΛΛΗΛΟΙ ΤΟΥ ΔΗΜΟΣIΟΥ /ΔΙΚΑΣΤΙΚΟI ΛΕΙΤΟΥΡΓΟI /ΔΗΜOΣΙΟΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΟI
Κατηγορία εκπαίδευσης
ΔΕ
Κλάδος
ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ
Ειδικότητα
ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Η/Υ
Γενικό προφίλ
Βαθμοί
Α΄
Β΄
Γ΄
Δ΄
Πλαίσιο τυπικών προσόντων
Προσόντα βάση ΠΔ 85/2022
Κύρια καθήκοντα
Τήρηση, ενημέρωση και αρχειοθέτηση εγγράφων και φακέλων της υπηρεσίας του.
Κατάρτιση και διεκπεραίωση διοικητικών εγγράφων.
Εξυπηρέτηση και πληροφόρηση των συναλλασσομένων για θέματα της υπηρεσίας.
Διασφαλίζει συνθήκες συνεργασίας με άλλες υπηρεσίες του Φορέα και λοιπών φορέων της Δημόσιας Διοίκησης
Εφαρμόζει και παρακολουθεί τη στοχοθεσία του Τμήματος και αναλαμβάνει πρωτοβουλίες για τη βελτίωση της
αποδοτικότητας των υπαλλήλων.
Παροτρύνει τους υπαλλήλους για την υλοποίηση των δράσεων του Τμήματος.
Κατανέμει το αντικείμενο και τα εισερχόμενα στους υπαλλήλους του Τμήματος.
Ανιχνεύει τις επιμορφωτικές ανάγκες του προσωπικού του Τμήματος και διαμορφώνει ευκαιρίες μάθησης για
αυτό.
Αναλαμβάνει πρωτοβουλίες για τη βελτίωση της λειτουργίας του Τμήματος .
Αξιολογεί το προσωπικό σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο.
Εκπροσωπεί το Τμήμα, όπου απαιτείται.
Συντάσσει τις υπηρεσιακές εκθέσεις ουσιαστικών προσόντων του προσωπικού.
Τον έλεγχο της Στοχοθεσίας και του προγραμματισμένου έργου του Τμήματος (για την εμπρόθεσμη διεκπεραίωσή του)
Τηρεί και ενημερώνει τα μητρώα του δημοτολογίου και τα μητρώα αρρένων, σύμφωνα με τις ισχύουσες θεσμοθετημένες διαδικασίες και τηρεί τις υποχρεώσεις που απορρέουν από την κείμενη νομοθεσία για τη δημιουργία και τήρηση του Εθνικού Δημοτολογίου.
Κατάρτιση του Μητρώου Αρρένων έκαστου έτους.
Μεριμνά για την πρόσληψη και αλλαγή επωνύμου, καθώς και την πρόσληψη πατρωνύμου και μητρωνύμου από παιδιά, που γεννήθηκαν χωρίς γάμο των γονέων τους ή είναι αγνώστων γονέων καθώς και αλλαγή επωνύμου.
Μεριμνά για τον εξελληνισμό του ονοματεπωνύμου Ελλήνων του εξωτερικού, ομογενών αλλοδαπών, που αποκτούν την ελληνική ιθαγένεια και παλιννοστησάντων ομογενών, που έχουν την ελληνική ιθαγένεια.
Διεκπεραίωση των προβλεπόμενων διαδικασιών για την εγγραφή αδήλωτων, την εξακρίβωση της ιθαγένειας αυτών, καθώς και τη διόρθωση των κάθε είδους εσφαλμένων εγγραφών στα μητρώα αρρένων.
Ενημερώνει περιοδικά τις δημόσιες υπηρεσίες για τις μεταβολές προσωπικής κατάστασης που προκύπτουν από
τα τηρούμενα στοιχεία.
Εκδίδει κάθε είδους πιστοποιητικά ατομικής και οικογενειακής κατάστασης καθώς και κάθε είδους βεβαιώσεις, καταλόγους και πίνακες με τα στοιχεία που αναγράφονται στα ανωτέρω Μητρώα.
Συνεργάζεται με άλλους Δήμους και δημόσιες υπηρεσίες στις περιπτώσεις μεταβολών των μητρώων σε αντιστοιχία προς ανάλογα αρχεία που τηρούνται εκεί.
Καταρτίζει ετησίως τους στρατολογικούς πίνακες
Μεριμνά για την σύνταξη και τήρηση των μητρώων διαφόρων απογραφών στρατολογικού ενδιαφέροντος.
Μεριμνά για την τήρηση των υποχρεώσεων του Δήμου που προκύπτουν από την ισχύουσα εκλογική νομοθεσία.
Μεριμνά για την τήρηση εκλογικών καταλόγων και την κατά νόμο αναθεώρηση αυτών κάθε δίμηνο την διόρθωση στοιχείων, προσθήκη νέου εκλογέως.
Μεταβολές στα Δημοτολόγια (άνοιγμα νέων οικογενειακών μερίδων λόγω γάμου – γεννήσεων – διαζυγίων – μεταδημοτεύσεων – Θανάτων).
Μεριμνά για την καταχώρηση ληξιαρχικών πράξεων γεννήσεων γάμων θανάτων εκθέσεων και συμφώνων συμβίωσης.
Μεριμνά για την τήρηση των αρχείων των ληξιαρχικών γεγονότων.
Μεριμνά για την έκδοση αντιγράφων και αποσπασμάτων ληξιαρχικών πράξεων ή άλλων πιστοποιητικών.
Μεριμνά για την ενημέρωση της Εθνικής Στατιστικής Υπηρεσίας για τα γεγονότα.
Μεριμνά για την ενημέρωση της Δημοτικής Κατάστασης και των αντίστοιχων τμημάτων άλλων Ο.Τ.Α. για τα ληξιαρχικά γεγονότα
Μεριμνά για την συνεργασία με ληξιαρχεία άλλων Ο.Τ.Α σε περιπτώσεις μεταβολών ή προσθήκης ληξιαρχικών πράξεων που βρίσκονται καταχωρημένες εκεί.
Μεριμνά για την ενημέρωση των ασφαλιστικών φορέων κυρίας ασφάλισης αποστέλλοντας αντίγραφα ληξιαρχικών πράξεων θανάτων.
Μεριμνά για την ενημέρωση των ποινικών μητρώων του τόπου γέννησης των θανούντων καθώς και του Γενικού Ποινικού Μητρώου του Υπουργείου Δικαιοσύνης.
Μεριμνά για την τήρηση βοηθητικών βιβλίων: Πρωτόκολλο εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων Πρωτόκολλο αιτήσεων, Πρωτόκολλο οίκοθεν, αλφαβητικά ευρετήρια (γεννήσεων, γάμων, θανάτων, εκθέσεων)
Μεριμνά για την έκδοση αδειών ταφής
Μεριμνά για την έκδοση αδειών πολιτικών γάμων του ενιαίου Καλλικρατικού Δήμου και τήρηση των θεσμοθετημένων διαδικασιών για τη διεξαγωγή των πολιτικών γάμων.
Μεριμνά για την καταγραφή του ετήσιου Απολογισμού του Τμήματος
Εισηγείται τα όργανα του Δήμου (ΔΣ, οικονομική Επιτροπή, κα)
Συντονίζει το Τμήμα για την εφαρμογή των νόμων που αφορούν τους υπαλλήλους και την άσκηση των αρμοδιοτήτων που απορρέουν από τον Κώδικα Κατάστασης Δημοτικών και Κοινοτικών Υπαλλήλων και είναι σχετικές με τα αντικείμενα του τμήματος
Φροντίζει για την τήρηση και ενημέρωση οικογενειακών φακέλων και ηλεκτρονικών αρχείων για τις τυχόν μεταβολές.
Μεριμνά για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση πιστοποιητικών (στρατολογικής κατάστασης, ποινικού μητρώου μέσω της ηλεκτρονική πύλης του Εθνικού ποινικού Μητρώου, οικογενειακής κατάστασης κλπ) για την εξυπηρέτηση των αρμοδιοτήτων του Τμήματος.
Επιθυμητές γνώσεις
Βασικές γνώσεις του κώδικα διοικητικής διαδικασίας, του κώδικα δημοσίων πολιτικών διοικητικών υπαλλήλων και υπαλλήλων ΝΠΔΔ
Γνώση της ισχύουσας νομοθεσίας ως προς τα θέματα που άπτονται της αρμοδιότητος της οργανικής μονάδος στην οποία υπηρετεί.
Γνώση χειρισμού Η/Υ καθώς και τυχόν ειδικές εφαρμογές ή αυτοματισμούς γραφείου.
Να γνωρίζει τη Νέα Αρχιτεκτονική της Αυτοδιοίκησης και της Αποκεντρωμένης Διοίκησης – Πρόγραμμα Καλλικράτης
Δεξιότητες
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΓΝΩΣΗΣ
Μέτριο
ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΣΜΟΣ & ΑΚΕΡΑΙΟΤΗΤΑ
Μέτριο
ΕΠΙΛΥΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ & ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ
Μέτριο
ΗΓΕΤΙΚΟΤΗΤΑ
Χαμηλό
ΟΜΑΔΙΚΟΤΗΤΑ
Μέτριο
ΟΡΓΑΝΩΣΗ & ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ
Υψηλό
ΠΡΟΣΑΝΑΤΟΛΙΣΜΟΣ ΣΤΟ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ
Μέτριο
ΠΡΟΣΑΝΑΤΟΛΙΣΜΟΣ ΣΤΟΝ ΠΟΛΙΤΗ
Υψηλό
ΠΡΟΣΑΡΜΟΣΤΙΚΟΤΗΤΑ
Μέτριο